15. fejezet: Word for Windows

Befejezve: 2006.

Ajánlott verzió: 8.0 (más néven: Word 97)
Maximális verzió: 10.0 (más néven: Word XP)

logo Tisztelt Olvasó! Kérem, hogy NE EZZEL a programmal KEZDJE el A SZÖVEGSZERKESZTÉST, mivel így saját magával szúr ki. Elsőként javaslom a Jegyzettömböt (12.5. fejezet) , majd a WordPad-et (12.6. fejezet) és csak utána a világ egyik legnépszerűbb szövegszerkesztőjét!
Jelen leírás a Word 2000-re készült, de sok Word XP-s kiegészítés is található benne!
Ez a program az egyik legjobb szövegszerkesztő, illetve a legnépszerűbb. Mivel a kezdetek kezdetén még igen gyakori volt a csupán szöveges operációs rendszer, ezért a DOS alatti verzióban a Microsoft eljutott egészen az 5.5-ös verzióig. Utána váltottak a Windows-os verziókra, amelyből először a 2.0-ás lett népszerű. Ez oly’ mértekben sikeres lett, hogy mind a mai napig a kisebb teljesítményű, de még Windows-t futtatni képes gépeken megtalálható. Ehhez képest a 6.0-ás verzió bár tartalmaz néhány újdonságot, de igen könnyű átállni. A legnagyobb újítás véleményem szerint itt az előre megszerkesztett vázlatoknak van, melyek kitöltésében a gép lényeges segítséget ad úgynevezett varázslók (Wizards) segítségével. További újdonság, hogy a program igen sok fajta file-t képes beolvasni, illetve beszerkeszteni a saját dokumentumokba. A 7.0-ás verzió az előzőhöz képest nem sok újdonságot tartalmaz, csupán ezt-azt bővítették ki egy picikét. Megjelenéskor ez a verzió már az Office '95 nevet kapta. Szervesen illeszkedik a Windows '95-höz. Ez a verzió már erősen közelített az Internethez, de még nem volt az igazi. Érdekességképpen szeretném megemlíteni, hogy ez a programcsomag (Office '95) még megjelent floppy-n is. Konkrétan 30 db floppy volt a csomag. Ezt követően már csak CD-n jelentek meg a frissebb verziók. A Word 7.0 legnagyobb előnye viszont az, hogy szervesen illeszkedik a Microsoft Office programcsomag többi programjához, melyek a táblázatkezelő Excel, a prezentáció-készítő PowerPoint, valamint a személyes üzleti asszisztens szerepét kiválóan betöltő Outlook. A profi Office csomaghoz a Microsoft mellékeli az előzőkhöz szervesen illeszkedő Access adatbázis-kezelőt. A csomag egyik óriási előnye, hogy igen sok hasonló, sőt ugyanolyan viselkedésű elem van benne. A másik vitathatatlan előnye, hogy a Microsoft igen agresszív stratégiájának következtében az irodák egyik legelterjedtebb programcsomagja. Ez mellett, valljuk be, igen egyszerű a használatuk. Következő verzióban a Word 8.0-ban (más néven Word 97) ismét jöttek újdonságok.
A legnagyobb újdonság a szokásos fejlesztések mellett az, hogy a néha nehezen áttekinthető és olvasható súgó file helyett rajzfilmszerű figurák jöttek be személyi asszisztensként - egyenlőre még külön ablakban. Komoly újdonságként az Office csomag egyre jobban összefonódott. Pár év és több javítócsomag után megjelent a 9.0-ás verzió, más néven a Word 2000. Ez már teljes egészében az Interneten dolgozik. Képes tökéletesen írni és olvasni a világháló nyelvét, a HTML-et.
Lássunk egy összefoglaló táblázatot az előbb elmondottakról:

Program neve Install lemezek száma Körülbelüli terjedelme
Word 2.0 4-5 floppy 5-6 Mbyte
Word 6.0 (Office 4.2) 10 floppy 8-12 Mbyte
Word 7.0 (Word ’95, Office ’95) Office: 30 floppy = 1 CD Office: 15-50 Mbyte
Word 8.0 (Word ’97, Office ’97) Office: 1 CD Office: 25-100 Mbyte
Word 9.0 (Word 2000, Office2000) Office: 1-2 -3 CD Office: 100-500 Mbyte
Word 10.0 (Word XP, Office XP) Office: 1-2 -3 CD Office: 250-800 Mbyte
Ezek után jöjjön a szövegszerkesztő program konkrét ismertetése!

15.0.) Az Office csomag installálása

Abban az esetben, ha nem vagyunk igazán hozzáértők, akkor nem kell túlzásba vinni a dolgot. Berakjuk a CD-ROM-ba az Office lemezt, ami kis idő múlva automatikusan indul. A kezdeti kötelező adatok beállítása után 2000-es verzió esetén NE válasszuk az automatikusan felajánlott lehetőséget, amely szerint egyes lehetőségek csak a legelső használatkor lesznek feltelepítve. Ez nagyon hátrányos azoknak, ahol nincsen állandóan kéznél a telepítő CD. Ettől eltekintve könnyű a telepítés: a megjelenő feliratok alapos áttanulmányozása után egyértelműen végrehajthatjuk. Ha lehetséges és van elegendő üres hely a HDD-n, akkor válasszuk a teljes telepítést, mivel a program igazán így mutatja meg teljes léptékű képességeit. Igaz, hogy így rengeteg olyan dolgot is felteszünk, amit talán életünkben soha sem fogunk használni, de sebaj! A program így lesz igazán szép...
15.1 kép:
A Microsoft Word ikonja
Indítás természetesen a leghagyományosabb módon lehetséges, kétszeres kattintással.

15.1.) A kezdőkép

Word XP
15.2. kép: A Word indulóképe használat közben

Ez minden eddig tanult programnál bonyolultabb kezdőkép. A hagyományos kezelőgombok és ablak-felépítés természetesen itt is megtalálható. Az ablak neve (Microsoft Word) alatt az alapvető menüsor található. Menük: Fájl, Szerkesztés, Nézet, Beszúrás, Formátum, Eszközök, Táblázat, Ablak, Súgó. A menüsor alatt két vonalzó is található, benne számtalan ikonnal. Alattuk van a vonalzó. A szerkesztési képernyőn van a teljes szöveg. Ez egy bonyolult rendszer, viszont a használata alapvetően egyszerű!

15.1.a.) Alapfogalmak és szövegek


Még valamit tisztáznunk kell, nehogy valaki félreértse. Furcsa, de a következőkről van szó:
szó
Két darab SPACE közötti betűk halmaza. Lehetőleg valami értelmes kifejezés.
mondat
Több szó egymás utánja a végén valamilyen mondatzáró jellel. (felkiáltó jel, kérdőjel, pont)
bekezdés
Két ENTER közötti mondat(ok) halmaza.
dokumentum
A teljes bevitt szöveg.

Ez az alapvető formázásoknál lesz fontos. Ezek után már elkezdhetjük az alapvető szövegek írását. A dolog egyszerű, mivel csak gépelni kell! Arra érdemes vigyázni, hogy jó öreg írógépes szokás szerint NE nyomjunk ENTER-t a sorok végén, csak akkor, ha ez feltétlenül szükséges. Például bekezdések végén. Ott viszont muszáj! Most lássunk néhány egyszerű feladatot:
15.1. feladat: Írjuk le közeli ismerőseink nevét, valamint telefonszámát.
A Fájl menüben válasszuk ki az Új dokumentum menüpontot, majd kezdjük el a következő feladatot.
15.2. feladat: Szerkesszen össze egy levelet, melyben megköszöni, hogy Önt húzták a Nagy Sorsjátékon, mellyel egy vadonatúj kocsit nyert.
Természetesen itt is nagy hangsúlyt kell fektetni a mentésre. Ehhez más a Fájl menü ismerete is szükséges.

15.1.b.) Fájl menü


15.3. kép: A Fájl menü részei
A Fájl főmenüben csupa-csupa régi, ismerős pontot látunk. Természetesen itt is az “Új dokumentum” menüvel lehet új lapot kezdeni. (CTRL+N) Régit megnyitni a “Megnyitás” menüvel lehet a szokásos módon barangolva a könyvtárakban. (CTRL+O) Érdemes bíbelődni a “Bezárás” ponttal is, ugyanis a túl sok nyitva hagyott dokumentum komoly lassulást is okozhat a gépünkben. A "Mentés" (CTRL+S) és a "Ment másként" szokásos. Talán csak az utóbbinál kell megjegyezni, hogy a Word automatikusan a DOC kiterjesztést alkalmazza mégpedig a típusának megfelelő legújabbat! Sajnos a régebbi Word-ök nem értik az újabbak szabványait, kivéve a 6-7-es párost, mivel ez a két szabvány gyakorlatilag ugyanaz. Szeretném felhívni becses olvasóm figyelmét a “Mentés weblapként” menüpontra, amelyben azonnal Internetre lehet kivinni munkánkat, de előtte jöhet egy "Megtekintés weblapként" is.
Az “Oldalbeállítás” mindig tartalmaz újdonságokat. Külön lehet állítani a margókat, a papírméretet, a papír adagolását, valamint az elrendezést. Ezt szerintem érdemes a “Minta” nevű belső ablakban végignézni és nagyjából ötletszerűen, de óvatosan próbálgatni. A “Nyomtatási kép” menüben előzetesen meg lehet nézni pár oldalt, hogyan fog majd kinézni a lap nyomtatáskor. Ez nagyon fontos, hogy ha lényeges a dokumentumunk kinézete. És valljuk be magunknak, hogy mikor nem az?! A “Nyomtatás” menüben egy kicsit részletesebb a procedúra, mint az eddigi programokban. (CTRL+P)  Egy fontos újdonság: a 4 legutóbb szerkesztett file-t külön keresgélés nélkül lehet megnyitni a file sorszámára rákattintva. A “Kilépés” menüt nem kell részletezni, ugye?
Még valami, ami fontos lehet: A “Fájl” főmenüre való felugrás legegyszerűbb módja az oda való kattintás egérrel. De mi van, ha éppen gépelünk és semmi kedvünk sincs egerészni. Ekkor javaslom a már ismert gyorskódokat. A “Fájl”-ra való felugrás másik módja az ALT+F billentyűk együttes megnyomása. Fontosabb és általam is gyakran alkalmazott gyorskódok:

15.1.c.) Varázslók használata


Word XP Ugye már Ön is, kedves olvasó, kínlódott eleget egy hivatalos levél, egy jelentés, vagy egy önéletrajz megírásával? Nos, ekkor érdemes a “Fájl” főmenü “Új dokumentumok” menüpontját alaposan áttanulmányozni. Itt számtalan (és egyre jobb) eleve kész vázlat található. Eme vázlatok készítésén és kitöltésén vezetnek végig az úgynevezett “Varázslók”. Figyelem! Ez a szolgáltatás nem vehető igénybe a gyorskódos indításnál! Egy modernebb Word helyes installálása esetén tucatnyi jobbnál jobb varázsló áll rendelkezésünkre. Használatuk már csak azért is célszerű, mert így nem nekünk kell kínlódni holmi időrabló formázgatásokkal, hanem a program ezt automatikusan megteszi helyettünk. A Vázlatpontok kitöltése elég egyértelmű, külön magyarázatra nem szorul, de vigyázzunk! Hiába lesz istentelenül profi és csúcsminőségű a vázlatunk, ha utána szinte semmit sem törődünk a kidolgozással. Mindenesetre több éves tanári és felhasználói tapasztalatom mondatja, hogy a fájl beadása előtt a részletes átolvasás szigorúan kötelező! (Jobb oldalon látható pár sablon, illetve varázsló.)
15.3. feladat: Az Önéletrajz-varázsló segítségével írjunk egy szakmai önéletrajzot a legfontosabb adatainkkal, majd mentsük el cv1.doc néven.
15.4. feladat: A faxvarázsló segítségével szerkesszünk fedőlappal együtt egy faxot, melyben egy komplett gépet szeretnénk megvásárolni és erre kérünk árajánlatot. Ha készen van, akkor mentsük el a fax1.doc néven.
A fax címzettje:
Tamás Ferenc tanár, Jáky József Műszaki Szakközépiskola 8000, Székesfehérvár Deák F. u. 11. Tel./fax.: 22/315-012 Mobil: 06-20/988-6500 Web: http://www.jaky.hu/ E-mail: tferi@jaky.hu

15.2.) Betűk formázása


Minden egyes szövegszerkesztő legfontosabb feladata a kért szöveg valamilyen bevitele. Ennek szebbé, emészthetőbbé tétele viszont már nem alapvető feladat. A Jegyzettömb (NotePad) program például gyakorlatilag alkalmatlan szövegformázásra. A WordPad (Write) alkalmazás már eggyel intelligensebb. Itt már tucatnyi formázási lehetőséget kaptunk. A jelenlegi egyik legnépszerűbb szövegszerkesztővel, a Microsoft Word-del az eddigieknél drasztikusabban több lehetőségünk van. Már az önéletrajz, illetve a fax írásakor is találkozhattunk azzal a problémával, hogy ezt-azt szeretnénk kiemelni. Ezt a klasszikus, kézzel írott levélben bár nehezen, de meg lehet tenni, például az eredetitől eltérő méretű, színű, stílusú írásmóddal. Ezt a kiemelést a szövegszerkesztőkben természetesen sokkal könnyebben megtehetjük. Lássuk most ennek a módozatait!

15.2.a.) Kijelölések

Töltsük be valamely előre beírt és elmentett szövegünket, például a cv1.doc nevűt!
Itt fontos, hogy felelevenítsük a kijelölések lehetséges fajtáit! A teljesség igénye nélkül ezek a következők:
- A kijelölendő szöveg elejére vigyük az egérkurzort, majd az egér bal gombját lenyomva húzzuk végig a szövegen. Ha több soros a szöveg, akkor a legcélszerűbb függőleges irányban húzni. A szöveg végére érve engedjük el a bal gombot. A szöveget többnyire fekete megjelölő-színnel, inverzben látjuk. Ha el akarjuk tüntetni a kijelölést, akkor elegendő az egérrel a szövegben valahová kattintani egyszer.
- Akik nem elég biztosan mozgatják az egeret, vagy az egerük kezd elkopni, azok számára javaslom a következőt. Menjenek a szöveges kurzormozgató nyilakkal a kívánt szöveg elejére, majd valamelyik SHIFT gombot lenyomva a nyilakkal menjenek el a szöveg végéig. A szöveg természetesen itt is inverzen fog megjelenni.
- Sokan a második módszer lassúságát emlegetik. Ezt én nem feltétlenül támogatom. Abban az esetben ha szavakat akarunk kijelölni, akkor a SHIFT gombbal együtt a CTRL gombot is nyomva kell tartani. Ebben az esetben ugyanis szavanként lehet kijelölni a szöveget. Ha az adott pozíciónktól a sor elejéig akarunk menni, akkor a SHIFT-tel együtt a HOME gombot kell megnyomni. Ugyanez a sor végéig: shift és vele együtt az END. Így már remélem, hogy mindenkinek teljesül a gyorsaság iránti kívánsága.

15.2.b.) Alapvető betű-manipulációk


15.5. kép: Alapvető betű-manipulációk
Mint az ábrából is látszik, itt egy kicsit már tudunk változtatgatni a szövegen. Alapvetően igaz, ha kijelölünk egy szöveget vagy részletet, akkor a kijelölés minden karakterére érvényesül a parancs. Ez a parancs lehet például a betűtípus vagy a betűm éret megváltoztatása, esetleg a kijelölés félkövérré tétele, megdöntése vagy aláhúzása. Természetesen eme lehetőségeket lehet kombinálni is!
Ha így akarunk betűtípust változtatni, akkor nincs egyszerű dolgunk, mivel nem látjuk a mintát, csak vakon próbálkozunk. Sokan nem szeretik túlságosan cifrázni a dokumentumaikat, így legfeljebb 5-10 betűtípust használnak összesen. Érdekesség, hogy a betűtípusok óriási számban vannak jelen a Word verziókban (A Word 6.0-ban kb. 50 betűtípus van.), de van akinek még ez sem elég. Léteznek különféle programok, melyekben kiegészítő betűtípusok vannak. Így például a “2222 Fontos” nevű program, illetve az “5000 Betűkészlet”. Nevük és a bennük található betűk magukért beszélnek.
Betűméretben van bár korlátunk, de nem igazán jelentős. Általában a 8-as betűmérettől választhatunk a felajánlott 72-es maximumig, de ha éppen nincsen meg a pontosan kívánt betűméret a listában, akkor a “betűméret” mező közepébe kattintva nekünk is jogunk van egy tetszőleges méretet beírni, akár 72-nél nagyobbat is. Abban az esetben a dolgunk még egyszerűbb, ha csak kövéríteni (F), dönteni (D), vagy aláhúzni (A) akarjuk betűinket mivel akkor elegendő rányomni a megfelelő zárójelben lévő betűk gombjaira.
15.4. feladat: Gépeljük be pontosan az alábbi szöveget!
Ez a Times New Roman CE betűtípus. Ez félkövér. Ez dőlt. Ez pedig aláhúzott.
Ez az Arial CE betűtípus. Ez félkövér. Ez dőlt. Ez pedig aláhúzott.
Ez itt újra Times New Roman, de egyre inkább veks zik a betűméret.
15.5. feladat: Gépelje be lakhelye városát, utcáját és házszámát úgy, hogy a betűk mérete egyre csökkenjen - lehetőleg egyesével.

15.2.c.) Formátum menü - Betűtípus menüpont

15.6. kép: Betű menüpont Ha megnyomjuk a “Formátum” főmenüben a “Betűtípus” menüpontot, akkor a bal oldali látvány tárul elénk. Tény, hogy ez sokkal bonyolultabb, mint a gyorsgombok nyomogatása az előző oldalakon. Pedig a dolog egyszerű! A “Betűtípus” menüben egyszerűen ki kell választani a megfelelőt. Itt az ábrán a "Times New Roman" szerepel. A betűstílusok itt is egyszerűbben variálhatóak, akár a hagyományos gomboknál. A “Méret” pontban értelemszerűen ki lehet jelölni a megfelelő betűnagyságot. Érdemes kipróbálni az “Aláhúzás típusa” pontot, ugyanis itt a szimpla aláhúzáson túl több lehetőségünk is van a kijelölésre. Lehet változtatni az aláhúzás színét, valamint magának a betűnek a színét is.
A “Különlegességek” között az “Áthúzott” pontnak érdekes megoldás, mivel szinte olvashatatlan lesz tőle a szöveg. A “Felső index”, illetve az “Alsó index” főként képletekben hasznosítható. Tény, hogy létezik egy képletíró eljárás, de azzal még később is ráérünk foglalkozni. A “Kiskapitális” kisebb méretű nagybetűket eredményez, míg a “Nagybetűs” értelemszerűen csupa nagybetűt eredményez. További érdekes lehetőséget tartalmaz a középső oszlop (Árnyékolt, körvonalas, Domború, illetve Vésett) A legtöbb tulajdonságot természetesen lehet keverni pár kivétellel. A “Minta” mező nagy segítséget jelent, hiszen itt pontosan látjuk azt, amit éppen csinálunk.
Van még azért pár lehetőség, a “Térköz és pozíció” fül. Itt a betűközt ritkítani, illetve sűríteni lehet. Utána az alapvonalat lehet emelni, illetve süllyeszteni. Mindkét esetben meg lehet változtatni a kiemelés mértékét. Munkánkat természetesen itt is segíti egy “Minta” mező. Megszállott grafikusoknak és animátoroknak javasolt az "Effektusok a szövegben" fül, ahol menetelő hangyákat láthatunk, vagy konfettit és még számos más lehetőséget.
Még egy ötlet: Ha kijelöljük a megfelelő betűcsoportot, akkor az éppen ott tartózkodó egér jobb gombjának lenyomásával egy újabb kicsit menüt kapunk, melyből már könnyű kiválasztani a “Betűtípus” menüpontot. Szerintem, ha a betűk kijelölése egérrel történt, akkor ez az egyik leggyorsabb módja a betűk formázásának.
15.6. feladat.) Gépeljen be egy levelet a főnökének, illetve az osztályfőnökének, melyben sajnálattal közli vele, hogy sajnos nincs megelégedve jelenlegi lehetőségeivel és ezért drasztikus fizetésemelést kér. A dolog lényege, hogyminden szó másféleképpen legyen formázva!
15.7. feladat.) Írjon egy szabályos felhatalmazást, melyben barátját felhatalmazza, hogy fizesse ki Ön helyett a teljes éjszakai éttermi számláját.

15.2.d.) Pár mondatnyi betűelmélet

Sajnos a dolog egy kicsit bonyolultabb, mint első pillantásra látszik. Ha a tisztelt  Olvasó csak egyetlen egy fajta, lehetőleg minél újabb típusú Word-öt használ, akkor semmi komolyabb gond nem merülhet fel. Ellenben ha például az egyik gépen 8-as Word alatt írja a szöveget, majd 7-es Word alatt akarja kinyomtatni, akkor már gondok lehetnek. Ugyanis jó öreg Microsoftos szokás szerint a programok csak lefelé kompatibilisek, azaz az újabb verziók értik a régiek formátumát. Viszont felfelé ez már koránt sem igaz! A régiek sajnos nem hajlandóak felfogni az újabbak kutyulmányait.
A Windows bevezetésekor a Microsoft csak angol nyelvű programokat gyártott. Ezek csak az ASCII kódtábla klasszikus 256 karakterét használták. Viszont a különböző nyomtatók különbözőféleképpen nyomtatták ki a karaktereket. Erre válaszul bevezették a “TrueType” fontokat ( font = betűtípus ). Ezek nyomtatáskor éppen úgy néznek ki, mint a képernyőn voltak. Csakhogy a felhasználók menet közben rájöttek arra, hogy miért kellene nekik angol nyelven szerkeszteni kedvenc szövegeiket, amikor azok nemzeti nyelvű verzióit kellene megírni. Így kezdődött a nemzeti nyelvű kódtáblák sikere. A klasszikus DOS alatti ASCII megmaradt, de bejöttek a főleg Windows által használt kódlapok. A magyar nyelvű például a 852-es sorszámú. A karakterkészleteket át kellett írni nemzeti nyelvűekre. De az egyes nyelveken természetesen más és más karaktereket akartak használni. Ekkor sajnos a monitorok gyengécske ábrázolóképessége még közbelépett és nem tudtak tökéletesen ábrázolni egy-két speciálisabb karaktert. Ahogy javultak a monitorok képességei, úgy növekedtek a felhasználók igényei és egyre inkább azt akarták, hogy a nemzeti speciális betűik tökéletesen jelenjenek meg a monitorokon és a nyomtatókon. A “Type I” egy másik, sikeres próbálkozás volt. Eredetileg az Adobe nevéhez fűződik. és már jóval a "TrueType" előtt szabványosítva volt. Mind a mai napig igényes grafikai munkákhoz ezt a szabványt használják. A “WYSIWYG” egy jobb ötletnek bizonyult. A rövidítés feloldása: “What You See Is What You Get”, azaz magyarul: “Azt kapod, amit látsz” . Ekkor a nyomtatók már felnőttek a feladathoz és elkezdték egyre jobban és jobban kirajzolni a karaktereket. A következő problémát az Internet megjelenése okozta. Eddig egy átlagos gépen a nemzeti nyelvű karakterek mellett az angol nyelvű szövegek jelentek meg. Az Internet rohamos betörésével viszont könnyen megeshetett, hogy egyetlen gép egyetlen böngésző-programjában egyszerre jelen volt 5-10, esetleg több nemzeti nyelvű karakterkészlet segítségével írt szöveg. A Microsoft újfent lépéskényszerbe került. Ekkor vezették be a “UniCode” kódolást. Itt két byte ábrázol egyetlen karaktert. Az első a nemzeti kódot jelöli, míg a második a konkrét karaktert. Ilyen módon egyetlen szövegben jelen lehet több nemzeti nyelvű karakter is. Sajnos ennek a módszernek is megvannak a hátrányai, például az egyszerű szövegek méretének hirtelen megduplázódása. Még újabb technika az XML-nyelv használata, melyben szabályozható, hogy egy adott, begépelt szöveg hogyan nézzen ki a monitoron, a weben és a printeren. 

15.2.e.) Karakterkészletek elnevezései

Egyszerű terjedelmi hiányosságok miatt nem lehetséges több száz vagy több ezernyi karakter elnevezésének megmagyarázása. Néhány szabályra, illetve szokásra viszont szeretném felhívni a tisztelt  Olvasó figyelmét. A karakterkészletek fő elnevezései (számítógépes) történelmi okokból alakultak ki, például Arial, Courier, Roman, Sans Serif, Times New Roman, Symbol, Wingdings, ...
A fő elnevezések után vannak speciális kiegészítések, például: Bold = Félkövér, Italic = Dőlt, UnderLine = Aláhúzott, Cyr = Cirill, CE = Közép-európai
Ezek közül az utolsó a legfontosabb, mivel itt találhatóak a magyar karakterek.
15.8. feladat: A következő két szót minél több betűtípussal írja le:
“Hosszúszárú cipőfűző” - "Árvíztűrő tükörfúrógép"

15.3.) Bekezdések formázása

Ne feledjük, hogy egy bekezdés ENTER-től egy újabb ENTER-ig tart. Javaslom, hogy a következő apróságok kipróbálásához gépeljünk be egy meglehetősen hosszú szöveget. Ez ízlés szerint lehet fél oldalnyi, vagy valamivel több is. Ha nincs valakinek ötlete, akkor javaslom, hogy vegyen elő egy újságot vagy egy könyvet és gépelje be a kívánt mennyiséget.

15.3.a.) Bekezdések formázása ikonokkal


15.7. kép: Bekezdések formázása
Csak ez a négy ikon segíti a bekezdések formázását. Sorban balra, középre, jobbra, illetve sorkizártan lehet rendezni. Az első három nem igényel magyarázatot, de az utolsó igen! Ebben az esetben a szöveget balra és jobbra egyaránt átrendezi a program.
Gyakorlatilag olyan lesz a szöveg, mint egy újság hasábja, ahol tökéletes oszlopban vannak a sorok szélei. Minden mellékes magyarázat helyett egyszerűbb, hogy ha a T. Olvasó kipróbálja a módszert. Amúgy a sorkizárást a gép úgy éri el, hogy a sor belsejébe beszúr pár üres karaktert. Ez eleinte elég furcsának látszik és a klasszikus írógépen nevelkedettek nehezen szokták meg, hogy a sorok végén nem szabad ENTER-t ütni. De a módszer nem véletlen, ugyanis a gép csak és kizárólag akkor tud sikeresen átrendezni, hogy ha a sorok végén nincsen ENTER, csak a bekezdések végén. Ez a file is így készült. Sajnos a magyar nyelv szavai nem mindig rövidek és időnként megesik, hogy egy-egy hosszú szó átkerül a másik sorba jelentős méretű üres helyet maga után hagyva az előző sorban. Létezik egy lehetőség a hosszabb szavak elválasztására, de ez szerintem nem feltétlenül hasznos és időnként igen macerás a használata. (Eszközök főmenü; Nyelv menü; Elválasztás pontja)
15.9. feladat: Tagoljuk be a begépelt szövegeink közül valamelyiket ikonok segítségével olyan módon, hogy minden bekezdés másfelé legyen igazítva.

15.3.b.) Bekezdések formázása menüvel


Abban az esetben, ha mást is szeretnénk, mint a fenti négy lehetőséget, akkor válasszuk ki a “Formátum” főmenü alatt a “Bekezdés” menüt. Itt csak egyik lehetőség a bekezdések igazítása 4 pontja (balra zárt, jobbra zárt, középre zárt, sorkizárt). Ennél sokkal több lehetőséget rejt eme menüpont. Ugyanis lehetőség van a balról, illetve a jobbról való behúzásra beállítható méretben, illetve a hagyományoknak megfelelően megjelent az első sor behúzása, illetve a függő behúzás. A “Térköz” részben lehetőségünk nyílik néhány pontvonalnyi üres helyet hagyni az aktuális bekezdés előtt, illetve utána. Ha a bekezdést magát ritkítani szeretnénk, mivel a szöveget túl sűrűnek ítéljük, akkor megoldható az egyszeres, másfélszeres, kétszeres, vagy egészen más beosztású ritkítás. Ez igen hasznosnak bizonyul, ha például egy oldalnyi szöveget kellene leadnunk, de csak háromnegyed oldalra való jut eszünkbe. Kicsit nagyobb betűmérettel, megnövelt sortávolsággal, lazábbra hagyott margókkal a dolog szinte észrevehetetlen lesz.
A “Bekezdés” ablak “Szövegbeosztás” nevű fülét nem érdemes komolyan áttanulmányozni, esetleg a “Tördelés” részleg érdemes némi figyelmet, amely értelemszerűen a kisebb-nagyobb bekezdések tördelését szabályozza oldalak között.
Még egy apróság: a TAB billentyűvel egyszerre több karakternyi üres helyet is lehet átugrani, ha jó helyen áll a kurzor. Ugyanis a képernyő vízszintesen alapértelmezésben 12 db egyenlő részre van osztva és ezekből mindig a következőkre lehet ugrani. Természetesen a jelölő tabulátorok helyét is át lehet állítani, de ez őszintén szólva ritkán szokott megtörténni. Ezt amúgy a “Formátum” főmenün belül a “Bekezdés...” menüben a “Tabulátorok” nyomógombbal lehet szabályozni vagy a “Formátum” főmenün belül a “Tabulátorok” menüvel.

15.3.c.) Összefoglalás és feladatok


Ennyi tudással már nyugodt lélekkel neki lehet állni egyszerűbb szöveges (!) dokumentumoknak. Természetesen ez még nem valami sok, de már sokkal több a semminél. Ha valamelyik ikon elsőre nem lenne érthető, akkor várjunk pár pillanatot és megjelenik a neve is. Most lássunk néhány apróbb feladatot:
15.10. feladat: Írjunk egy olyan szerződés-tervezetet, amelyet anyósunkkal vagy utált ismerősünkkel kötünk, melyben kölcsönösen garantáljuk, hogy egymást soha, semmikor, semmilyen jó kívánsággal nem fogjuk zaklatni.
15.11. feladat: Vegyük elő egy előzőleg megszerkesztett legalább egy oldalas szövegünket és szótagoljuk az “Elválasztás” menüpont segítségével.
15.12. feladat: Mutassuk be a Word által használt “TrueType” betűtípusokat oly módon, hogy minden betűtípussal leírjuk a saját nevét 12-es méretben.
15.13. feladat: Mutassuk be, hogy az “Arial” betűtípusok milyen és mekkora fajtái lehetnek !?
15.14. feladat: Vegyük elő egy előzőleg megszerkesztett legalább egy oldalas szövegünket és rendezzük bekezdésenként balra, középre, jobbra, illetve sorkizártan.

15.4.) A “Formázás” eszköztár további részei


15.8. ábra: Formázás eszköztár
Mint a mellékelt képen is látható, itt már nincs igazán sok újdonság az elmondottakhoz képest. A “Stílus” mezőben most éppen “Normál” felirat látható, de a mellette lévő kis nyílra rákattintva legördül pár lehetőség.
Szerintem ezeket kifejezetten érdemes használni, mivel meglepően jók. Például a “Címsor” kezdetűek automatikusan generálnak különböző szintű címeket, melyeknek igen nagy hasznát vettem például eme dokumentum gépelésénél is. Alapértelmezésben 3 címsor-stílus van.
A “Betűtípus” mezőről már beszéltünk. Mostani alapértéke “Arial”. A “Betűméret” ablakocskába belekattintva átírható a méret, de a kis nyilat lehúzva megjelennek az illető betűtípusra jellemző méretek is. A félkövér , döntött és aláhúzott gombok már régi ismerősök. A bekezdések formázásából is ismerős a balra , középre, jobbra zárás illetve a sorkizárás . Sorban a sorszámozás következik . A Wordnek ez egy igen kellemes szolgáltatása, de néha idegesítő tud lenni az állandó számozási mánia egészen addig, amíg rá nem jön a felhasználó, hogy a gomb újbóli lenyomásával ő maga is ki tudja kapcsolni a sorszámokat. Szerencsére sorszámok helyett a következő gomb csak pöttyöket rak a sorok elé. Egyes bekezdéseket lehet balra, illetve jobbra húzni. Érdemes megnézni az eszköztáras keretezés ikonját is , mivel használata mindenfajta menünél sokkal gyorsabb. Utánuk viszont egy igen jó ötlet jön, a “Kiemelés”. Ez nagyon értelmes módszer, hiszen így egyes betűk, illetve szavak kijelölés után más színű háttérrel kiemelhetők. Nyomtatásban is visszajön a kiemelés, de azért a nem színes nyomtatók esetén ne számítsunk komoly eredményre! Ebben az éppen aktuális, illetve a kijelölt bekezdést, vagy bekezdéseket lehet több módon is bekeretezni, illetve kidíszíteni. Egy apró jó tanács: ha valaki nem tudná így, első olvasatra megjegyezni valamennyi ikon pontos nevét, akkor igen erősen javaslom neki, hogy az éppen kérdéses ikon felett időzzön az egerével és így egy rövidke idő elteltével megjelenik az ikon tisztességes neve.
15.15. feladat: Használjuk egy dokumentum alapos díszitésére a fenti eszköztár részeit!

15.5.) A “Szokásos” eszköztár részei


15.9. kép: Szokásos eszköztár
Az itt balra látható eszköztár is, akár az előző, alapértelmezésben a képernyő felső részén foglal helyet, a főbb menüpontok alatt. Most csak a jobb láthatóság kedvéért húztam lejjebb.
Az első csoportban lévő három ikon a hagyományosan legfontosabb 3 funkció csinálja egyetlen kattintással. Ezek: “Új dokumentum” , "Megnyitás” és “Mentés”. Egy apróság: ha valaki itt, ikon segítségével kezd el egy új dokumentumot, akkor nem tudja használni az igen hasznosan megírt varázslókat. A következő csoportban a “Nyomtatás” és a “Nyomtatási kép” hagyományos. Nem igényelnek magyarázatot. Bezzeg a következő!

15.5.a.) Helyesírás-ellenőrző


15.10. kép: Helyesírás-ellenőrző ikonja
A Word for Windows program egyik legjobb és leghasznosabb funkciója a helyesírás-ellenőrző. Ez igen sok védelmet nyújt az elírások és/vagy elgépelések ellen. A Microsoft maga rengeteget kísérletezett, hogy egy megfelelő minőségű helyesírási programot létre tudjon hozni, aztán feladta a magyar nyelvvel való küzdelmet és megvette a “MorphoLogic” cég helyesírási programját.
Ez megfelelően jó a szavak ellenőrzésére. Sajnos nem véd az ellen, ha valaki Gizikét ír a gőzeke helyett, de az ellen kiválóan véd, hogy ha “y”-t gépelünk a “z” helyett és fordítva. Van egy további előnye is: a hibásnak vélt szó helyett többnyire ajánl egy (számára) megfelelőbbet. Ez főleg akkor működik, ha a szó csak a legvégén van elgépelve. Ez igaz volt a Word 95-ös verziójáig bezárólag.
Szerencsére ezt a mondatértelmezési gondot a Word következő, 8-as verziójában már beleépítettek egy mondathelyesség-ellenőrzőt is. Ez a hagyományos szóellenőrző piros hullámos aláhúzása helyett már zöld hullámos vonallal jelzi, ha valami mondatszerkezeti gondot észlel. Tapasztalatom mondatja, hogy ebben az újabb verzióban már igen ritkán fordul elő a “Gizike-gőzeke” hiba.
Egy valamit viszont azonnal szeretnék tisztázni: bármilyen tökéletes is a helyesírási program, nem képes felkészülni a magyar személynevek változatosságára, illetve a szabályok időnkénti felújítására.
Új és igen jó lehetőség a Wordben: az idegen nyelvű részt sok szövegszerkesztő program kiköpi, mivel az szerinte helytelen, csak a magyar nyelvűt hagyja jóvá. Szerencsére megfelelő ügyességgel a Word 2000 többnyelvű ellenőrzést is képes csinálni. A nyelvet az Eszközök főmenü Nyelv menüjének Nyelv megadása pontjában lehet beállítani!
15.16. feladat: Hívjunk be néhány előzőleg megírt fájlt és ellenőrizzük le a helyesírását!
15.17. feladat: Egy hosszabb lélegzetű fájlban jelöljünk ki pár bekezdést és most nyomjunk rá a helyesírás-ellenőrző ikonra. Mi a tapasztalat? (Ekkor a gép csak a kijelölt szakaszt ellenőrzi!)
15.18. feladat: Ha van módunk rá, akkor gépeljünk be egy kétnyelvű szöveget, például egy szótár-részletet. Vajon ebben az esetben mit lép a program?

15.5.b.) Részletek manipulálása


15.11. kép: Kivágás, másolás, beillesztés és formátum másolása ikonok
A kijelölt szöveget, illetve annak egyes részleteit már korábbról is tudjuk. A “Kivágás”, “Másolás”, illetve “Beillesztés” ikonok régebbről ismert funkciójúak, de azért nem árt egy rövid ismétlés:
A következő ikon, a “Formátum másolása” kicsit más. Itt ugyanis az egyszer már gondosan megcsinált formátumot lehet könnyedén és lazán másolni. Lépések: Még egy gondolat: egy-két egyszerű ikonnal megoldható formátumot kár másolni, de komolyabb beállítást már kifejezetten javasolt ilyen módon újraalkotni.

15.5.c.) Visszavonás és visszaállítás


15.12. kép: Visszavonás és visszaállítás ikonok
Ez egy meglepő páros funkció. Itt ugyanis az utolsó jó pár lépést lehet visszacsinálni. Elméletileg a “Szerkesztés” főmenüben van egy ilyen funkciót ellátó páros, de ott az a gond, hogy csak lépésenként lehet visszavonni.
Ellenben itt, az ikonok esetében, ha rányomunk a lefelé mutató nyílra, akkor rengeteg lépést tudunk visszavonni. Javaslat: óvatosan! Miért? Egy rossz, vagy hirtelen mozdulat és igen hosszú munkát tehetünk tönkre. De még ekkor sem kell dühöngeni, mivel ott van a “Visszaállítás” ikon. Ezt lenyomva meggondolhatjuk magunkat a hirtelen törlések ügyében. Nincs tovább mit magyarázni: ezt próbálja ki Ön is T. Olvasó!
15.19. feladat: Formázzunk meg egy szöveget több lépésben, majd 1-2 lépésenként vonjuk vissza.
15.20. feladat: Próbálkozzunk az előző részben tanult másolással és beillesztéssel, majd próbáljuk meg eme lépéseket visszavonni!
15.21. feladat: Kiemelés segítségével jelöljünk ki három részletet egymástól eltérő színben, majd vonjuk vissza a kijelöléseket!

15.5.d.) Hiperhivatkozás beszúrása


Ez az egyszerű ikon igen sokat rejt. Ha simán nyomtatni akarunk, akkor nyilván nem sok hasznát tudjuk venni az ikonnak, bezzeg ha nyomtatás helyett egyből internetre akarunk menteni! Ekkor ugyanis egy élő kapcsolatot (hotlink) tudunk a kívánt objektum alá rejteni. Ez lehet szöveg, grafika, kép vagy bármi egyéb is! Természetesen van lehetőség E-mail-cím elrejtésére is. A dolgot valódi Weblapok szerkesztésénél érdemes kihasználni!
15.22. feladat: Csináljunk egy weblapot saját magunkról a Word segítségével. Legyen benne legalább 5 élőkapocs és 2 E-mail cím!

15.5.e.) Táblázat beszúrása


15.13. kép: Táblázat beszúrása
Ez a szövegszerkesztőnk egyik legfontosabb szolgáltatása. A bal oldali példában a egy 4x2-es táblázatot szúrhatunk be. Ezzel alapértelmezésben teljes oldalhossznyi táblázatot szúr be a szövegünk aktuális helyére egyenlő oszlopszélességekkel. A táblázat minden cellája egyenlő széles és egyenlő magas lesz. Bár a példában az látszik, hogy a könnyedén beszúrható táblázat maximális mérete 5x5, de ez könnyen nagyobbítható. 
Ha ezen az ideális, minden sor és oszlop egyenlő állapoton szeretnénk változtatni, akkor ki kell jelölnünk a változtatni kívánt sort vagy oszlopot egérrel ugyanúgy, mintha a méretén akarnánk változtatni. Utána a bal gombot lenyomva a kívánt rész inverzen jelenik meg.
Menürendszerben: Táblázat\Beszúrás\Táblázat.
Ekkor lehet a sor magasságát, illetve az oszlop szélességét megváltoztatni a közbülső egérkurzor megjelenésekor a bal gomb lenyomásával. Ez látszólag bonyolultnak látszik, de ha visszagondolunk az ablakok méretének megváltoztatására, akkor máris könnyebb lesz a dolgunk. A táblázatba természetesen írhatunk szövegeket, adatokat, grafikonokat, illeszthetünk bármi egyebet, amit a szövegszerkesztőnk megenged.
15.23. feladat: Foglaljuk táblázatba a személyes adatainkat és nyomtassuk is ki.
15.24. feladat: Foglaljuk táblázatba ismerőseink nevét, címét és telefonszámát. Használjunk egy 3 oszlopos és legalább 10 soros táblázatot.
15.25. feladat: Foglaljuk táblázatba közeli és távoli rokonainkat név, lakhely és családi kapcsolat szerint.
A fenti lehetőséghez hasonlít a következő ikon , amivel egy táblázatkezelő (Excel) fájlt lehet belerakni egy működő Word dokumentumba.

15.5.f.) Hasábok


15.14. kép: Hasábok ikon
Ez az ikon a Word egyik legszebb és leglátványosabb szolgáltatását jeleníti meg, nevezetesen az egy adott szöveg vagy szövegrészlet hasábokra való tördelését. Ez gyakorlatilag ugyanazt jelenti, mint a hagyományos újságokban. A mondandónkat nem kell feltétlenül egész oldalnyi szélességben elmondani, hanem szépen megbonthatjuk több oszlopra, amiket hasáboknak nevezünk.
Természetesen az alapértelmezés az egyetlen hasáb megléte, mivel a programot használók többsége ezt a beállítást fogja használni. Ha a “Formátum” főmenüből húzzuk le a “Hasábok” menüt, akkor kicsit részletesebb és pontosabb beállítási lehetőségeket kapunk, mint itt, az egyszerű ikonos indításnál.
Érdeklődők számára javaslom, hogy próbálják saját maguk, kézzel beállítani az egyes hasábok szélességét. Legszebb dolog az egészben az a lehetőség, hogy ha valaki nem jelöli be az “Azonos hasábszélesség” jelölőnégyzetet. Ilyen esetben ugyanis lehetőség nyílik arra is, hogy tetszőleges szélességű hasábok legyenek. Egy apróság, ami ebben a szövegszerkesztőben már megvan: van lehetőség arra, hogy a szöveg “körbeölelje” az esetleges rajzot. Itt a rajzok, ábrák nem mindig téglalap alakúak és a szöveg nem csak statikusan mellette, illetve alatta/felette tud megjelenni.
Még pár gondolat: abban az esetben, ha egy már létező, begépelt szöveget akarunk hasábokra osztani, akkor egyszerűen ki kell jelölnünk az adott részletet és vagy az ikonnal, vagy a megfelelő menüponttal elvégezni a hasábolást. Egynél több hasáb esetén be kell szúrnunk valahová egy hasábtörést. Ezt a “Beszúrás” főmenü “Töréspont” menüjében találjuk meg “Új hasáb” címszó alatt.
15.16. feladat: Írjunk be egy szöveget, vagy nyissuk meg az egyik már létező fájlt és szerkesszünk belőle először két azonos szélességű hasábot, majd két különböző szélességűt.
15.17. feladat: Vegyünk elő egy napilapot és gépeljünk be belőle egy hosszabb lélegzetű cikket. Alkalmazzuk a helyesírás-ellenőrzőt, illetve a formátum-másolót, ha több formátumban is szeretnénk írni. Még valami: az egész szöveget két vagy három hasábra tördeljük írás közben. Törekedjünk arra is, hogy eme hasábok azonos hosszúságúak legyenek!

15.5.g.) Rajzoló és Diagram beszúrása


15.15. kép: Rajz ikon
Eme ikon hatására egy teljes eszköztár tárul elénk, amely a rajzolási és illusztrálási lehetőségek egész tárházát rejti. Ez a “Rajzoló” sokkal több lehetőséget nyújt, mint a klasszikus “Paintbrush” című rajzolóprogram, ráadásul direkt olyan szolgáltatásai vannak, amelyek a szövegek illusztrálását megkönnyítik. Feltétlenül érdemes kipróbálni!

15.5.h.) Megjelenítések

15.16. kép: Mutat/Rejt és Nagyítás ikonok
Mindkettő ikon egy jó lehetőséget rejt, amellyel nem kötelező, de néha érdemes élni. Nevezetesen a bal oldali ikon, amely első ránézésre fordított, nagy “P” betűnek tűnik, a képernyőt teleszórja furcsa jelekkel.
Ezek a nagy jelek a sor végi ENTER-eket, illetve a TAB leütéseit és még pár apróságot mutatnak. Akkor érdemes velük élni, hogyha nem jutunk dűlőre a bekezdések formázásával, vagyis többszöri nekifutásra sem értjük meg, hogy miért nem úgy néz ki a bekezdés, ahogyan azt mi elgondoltuk. Ilyen esetekben tapasztalatom szerint pár felesleges ENTER, illetve TAB elég gyakori baleset.
A másik ikon az aktuális nagyítást mutatja. A fenti képen látható esetben a nagyítás 95%-os, ami éppen azt eredményezi, hogy egy teljes sor kényelmesen elfér a képernyőn. A 100 %-os nagyítás jelentése az, hogy a képernyőn megjelenő szöveg szélessége éppen megegyezik a nyomtatón majdan kigördülő szöveggel. Érdemes élni ezzel a lehetőséggel is, mivel a legnagyobb felajánlott nagyításnál (500%) a kicsi ábra-részletek is óriásiak lesznek, míg a legkisebb "nagyításnál" (10%) kiválóan át lehet tekinteni az oldal összképét.
15.18. feladat: Próbáljunk ki egy rövid dokumentumon belül minél többféle nagyítást!

15.6.) Szerkesztés főmenü


Itt főleg a hagyományos menüpontok találhatóak, de van egy-két figyelemre méltó újdonság is. A “Visszavonás” (CTRL+Z) és az “Visszaállítás” (CTRL+Y) megegyezik az előzőleg tárgyaltakkal, melyet a “Szokásos” vonalzóban megtalálhatunk. A “Kivágás” (CTRL+X), “Másolás” (CTRL+C), “Beillesztés” (CTRL+V), “Törlés” is a hagyományosak. Egy apróságot azonban szeretnék megjegyezni: ha sok szöveget jelöltünk ki, akkor a “Kivágás” megnyomásával az egészet egyetlen kattintással el lehet tüntetni. Egészen biztos, hogy mindig ezt akarjuk?!
Egy érdekes újdonság az “Irányított beillesztés”. Ez több újdonságot is rejt. Jó, elismerem, hogy az átlagos felhasználónak nem feltétlenül kell használnia ezt a menüpontot, de azért érdekességképpen nem árt egypárszor kipróbálni...
Érdekes és igen hasznos menüpont a “Mindent kijelöl” (CTRL+SHIFT+O) nevű, melyben az éppen aktuálisan szerkesztett szöveg minden egyes karakterét és objektumát (!) is ki tudjuk jelölni esetleges átformázásra. VIGYÁZAT! Ezzel a ponttal sok aprólékos munkánkban tehetünk egyetlen mozdulattal kárt!
A “Keresés” (CTRL+I), “Csere” (CTRL+H) és “Ugrás” (CTRL+G) pontok elég érthetőek és érdemes is őket kihasználni!
Az utolsó két pont, a “Csatolások” és “Objektum” használatát javaslom alaposan elsajátítani! Ezekkel a Word dokumentumba tudunk integrálni egyes képeket, ábrákat, egyéb dokumentumokat és fájlokat is!

15.6.a.) Fontosabb gyorskódok a Szerkesztés főmenüben


Itt is lehetőség nyílik menük használata helyett gyorsított eljárásban pár billentyű megnyomásával a parancsok kiadására. Nem mondom, hogy mindegyiket meg kell tanulni, de néhány belőlük igen hasznos lehet!
Törlés DELETE Visszavonás CTRL+Z
Mindent kijelöl CTRL+SHIFT+O Visszaállítás CTRL+Y
Keresés CTRL+I Kivágás CTRL+X
Csere CTRL+H Másolás CTRL+C
Ugrás CTRL+G Beillesztés CTRL+V

15.19. feladat: Próbáljuk ki egy már meglévő szövegen az iménti főmenüpont lehetőségeit!
15.20. feladat: Egy szövegben keressük meg az “y” betűket és cseréljük ki “ipszilon” szóra!
15.21. feladat: Illesszünk be egy már meglévő több oldalas szövegünkbe pár könyvjelzőt és nézzük meg, hogy miként lehet eme jelekre ugrani.

15.7.) Nézet főmenü


15.17. kép: Nézetek
Négy fontos nézet is szerepel a Word főképernyőjének alsó részén. Ezek a "Nézet" menüben is szerepelnek: “Normál nézet”, "Webes megjelenítés", “Nyomtatási elrendezés nézet”, illetve “Tagolás”.
A “Normál nézet” természetesen az, amiben minden nap hagyományosan dolgozunk. A "Webes megjelenítés" szimulál egy internetes környezetet, amely csaknem ugyanúgy néz ki, mint a Microsoft Internet Explorer megjelenítője. A “Nyomtatási elrendezés” az a különleges nézet, amit a “Nyomtatási kép” ikonra kattintva kapunk, csak valamivel nagyobb méretben. Igaz viszont, hogy eme méret megváltoztatható. A “Tagolás” nézet egy meglehetősen érdekes, mely csak nagyon vázlatosan jelzi a file szerkezetét.

15.18. kép: Teljes képernyő ikon
Egy igen érdekes lehetőséget takar a “Teljes képernyő” menüpont. Ha valaki hosszasan gépel egy egyszerű szöveget, akkor számára zavaró lehet, hogy mindenféle ikonokkal tele van szórva a képernyő. Ekkor érdemes mindent eltüntetni és csak a tiszta szöveget hagyni a monitoron. Természetesen marad egy ikon, mellyel mindezt vissza tudjuk állítani. Ez látható oldalt.

15.7.a.) Eszköztárak és Vonalzó


A következő menüpontban lehet az összes eszköztárat rászabadítani a képernyőre. Ha ez sikerül, akkor a rengeteg ikon a képernyő csaknem felét elfoglalja és így szinte lehetetlenné teszi a normális munkát. Abban az esetben, ha keresünk egy speciális ikont, akkor sem érdemes sokszor ezt a módszert követni. Egyszerűbb megnézni, hogy hol van ez az ikon és utáni egy már létező eszköztárat (vonalzót) módosítani az Nézet\Eszköztárak\Testreszabás menüjében, vagy egy újat készíteni a jelenlegi menünkben. Amúgy a lehetséges eszköztárak jelenleg:
Szokásos Hagyományos funkciók (Lásd: 15.5 pont)
Formázás Betűk és bekezdések formázása (Lásd: 15.2.,3.,4. pont)
Adatbázis Nagy mennyiségű adat értelmes rendezése
Kép Képek egyszerű manipulálása
Keretek Egy adott terület vagy táblázat keretezése
Kész szöveg Megszokott, hagyományos szövegek gyors beszúrása
Korrektúra Javítások nyomon követése
Rajzolás Egyszerűbb ábrák, rajzok szerkesztése
Táblázatok és szegélyek Kiváló komponálási lehetőségek
Űrlapok Weben megszokott űrlapok egyszerű összedobása
Vágólap Nem csupán 1 vágólapi lehetőségünk van, hanem egyszerre 12.
Vezérlők eszköztára Űrlapvezérlők eszköztára
Visual Basic Egy komoly programíró nyelv, csak profiknak!
Web Egyszerűbb internetes eszköztár
Web eszközök Komolyabb internetes eszköztár
WordArt Látványos és gyors grafikák készítése

15.7.b.) Élőfej és élőláb

15.19. kép: Fejléc és lábléc vonalzója Lehetőségünk nyílik rá, hogy minden oldalunkra tegyünk akár.
különböző feliratokat a lap legtetejére és/vagy legaljára. Lehetőségünk van arra is, hogy beszúrjuk az aktuális dátumot, időt, oldalszámot, illetve tetszőlegesen formázott szöveget vagy lógót. Javaslom, hogy a fejlécbe, illetve a láblécbe ne írjunk túl sok szöveget, mivel az már belelóghat a normális, lapon szereplő szövegbe.
15.22. feladat: Egy régebbi dokumentumunkhoz írjunk egy fejlécet, melyben szerepel a nevünk, valamint a dokumentum címe. Mindezek “Times New Roman CE” betűtípussal, 14-es betűmérettel, félkövéren és aláhúzva.
15.23. feladat: Ugyanezen dokumentumban a láblécbe vigyük bele az oldalszámokat, de ne 1-gyel kezdjünk, hanem 111-gyel.
15.24. feladat: Készítsen fejlécet, amely tartalmazza az aktuális időt és dátumot angol formátum szerint!

15.7.c.) HTML forrás, Nagyítás

Eme menüpontok is azok közé tartoznak, amelyeket igen ritkán használunk, ráadásul a nevük alapján elég jól beazonosíthatóak.

15.7.d.) Dokumentumtérkép

15.20. kép: A Címsor helye a Formázás vonalzóban Egy különleges eszköz, ugyanis ha a dokumentumunkat ügyesen gépeljük be, akkor a menüpont beindítása után a képernyő bal oldalán egy rövid térkép tűnik fel, amin igen egyszerűen navigálhatunk. Ezt úgy érhetjük el, hogy "Címsor"-okba helyezzük az egyes fejezetek címeit. Ez a bal oldalt keretezéssel látható, amúgy a Formázás vonalzóban helyet foglaló Stílus ablakban van. Címsorból 3 fajta van, melyből a legnagyobb az 1-es sorszámú.

15.8.) Beszúrás főmenü

Ebben a főmenüben igen sokrétű lehetőségeink vannak, a legegyszerűbbektől az egészen bonyolultakig. Lássuk őket!

15.8.a.) Töréspont

Ez a menüpont oldaltörést, illetve hasábok elválasztását teszi lehetővé egyszerűbb esetekben. Ha valaki elkötelezi magát, hogy mindenáron szakaszokban szeretne írni, akkor itt az egyes szakaszokkal is lehet ide-oda manőverezni. Személy szerint én a szakaszos írásmódot nem kedvelem, de mint sok minden, ez is egyéni ízlés dolga.

15.8.b.) Oldalszámok

Itt sok mindenben segít a “Minta” mező, melyben lehet látni az éppen aktuális elrendezést egy kicsi, fekete légypiszokkal jelen lévő “Oldalszám”-mal együtt. Szerencsére itt van a “Formátum” gomb is, melynek alapos felfedezését javaslom. Például itt lehet beállítani azt is, hogy a szerkesztett dokumentumunknak hányas sorszámú legyen az első oldala. Tudományos és/vagy különleges igények esetén érdemes azt is megfontolni, hogy a hagyományos arab számozás helyett érdemes betűket vagy római számokat alkalmazni. Ezek a lehetőségek a "Formátum" gomb megnyomása után válnak láthatóvá egy legördülő menüben. Ne felejtsük el, hogy ha beállítottuk a kívánatos formátumot, akkor az “OK” gombra klikkeljünk és ne a kizárólag gyakorlás kedvéért fenntartott “Mégsem” gombra!
Még valami: Sajnos szomorú tapasztalat, hogy az egyes nyomtatók hajlamosak rosszul, vagy egyáltalán nem kinyomtatni az oldalszámot, ha az a lap legalján van. Erre mindig kéretik vigyázni és egy hosszú nyomtatás előtt feltétlenül próbáljunk ki egy-két próbaoldalt is!
15.25. feladat: Egy több oldalas dokumentum betöltése után állítsuk be az oldalszámot a lap tetejére, középre római számokkal, de csak 97-től kezdve!

15.8.c.) Széljegyzet, Dátum és idő, Mező, Szimbólum, Kész szöveg, Megjegyzés

Meg kell vallani, hogy ezek a lehetőségek nem túl gyakran szerepelnek és alapfokon nem igazán lényegesek. Talán az egyetlen kivétel a “Dátum és idő”, melyet illik minden levél aljára beszúrni.
A “Mező” menüpontot csak gyakorlott felhasználóknak javaslom és csak akkor, ha egy komolyabb lapot kell megszerkeszteniük. Ezek a műveletek viszonylag egyszerűek, de azért egy mezei tanulónak össze kell magát szednie, hogy egy értelmes kinézetű űrlapot összehozzon. A munkát segíti a speciális, “Űrlap” vonalzó.
A másik hasznos menü a “Szimbólum”. Itt a ritkán használt, billentyűzeten nem található jelek beszúrása is egyszerűvé válik. Ilyenek például a “Copyright” © vagy a “Regisztrált” ®. Apróság, de hogyha a Word-ben beírjuk a "(C)", illetve a "(R)" karaktersorozatokat (idézőjelek nélkül), akkor a program ezeket automatikusan átalakítja az iméntiekké.
Ezen kívül jó ötleteket adhat a "Kész szöveg", melyben főleg az üzleti életben gyakran használt kifejezések találhatóak meg.
A "Megjegyzés" menüpontot főleg ott fogják előszeretettel használni, ahol egy dokumentumot többen is véleményeznek, mivel így minden egyes lektor saját megjegyzéseket fűzhet az eredeti szöveghez, annak megcsonkítása nélkül!
15.26. feladat: Próbáljuk ki a legfontosabb néhány speciális karaktert a “Beszúrás” főmenüből is, valamint gyorskódokkal is!
15.27. feladat: Szúrjuk be az éppen szerkesztett dokumentumunkba az aktuális dátumot és időt a következő formátumban: 98.07.11 20:55:37.

15.8.d.) Lábjegyzet, képaláírás és kereszthivatkozás


Ezek a menük is viszonylag ritkán használtak, de előfordulhat, hogy kellenek. A “Lábjegyzet” értelemszerűen az éppen aktuális oldal aljára szúr be egy pár soros, általunk beírt szöveget. A “Képaláírás” menüponttal értelemszerűen képek alatti szöveget lehet beszúrni, ha ügyesen cselezünk. A harmadik menüpontot gyakorlatilag soha nem használjuk!

15.8.e.) Tárgymutató és tartalomjegyzék

Ez egy igen hasznos menüpont, mivel itt pár egyszerű lépéssel készíthetünk mutatós és jól értelmezhető tartalomjegyzéket, ha vigyáztunk arra, hogy minden fejezetcímünket ne a “Normál” stílussal, hanem valamelyik “Címsor”-ral készítsük el. Vigyázat! A dolog nem biztos, hogy elsőre remekül sikerül, így legyünk felkészülve a “Visszavonás” gomb megnyomására is!
15.28. feladat: Egy több oldalas dokumentumban az egyes fejezetek címeit cseréljük le a szövegszerkesztő által javasolt “Címsor x" formátumokra. Fedezzük fel közöttük a különbséget!
15.29. feladat: Az előbbi dokumentumban készítsünk el egy tartalomjegyzéket megkülönböztető formátumban, jobbra igazított oldalszámokkal!

15.8.f.) Fájl és Kép

Itt is elég egyértelmű, hogy miket szúrhatunk be a készülő dokumentumunkba.
A “Fájl” menüpont választása esetén egy hagyományos képernyőt kapunk, akár csak egy fájl megnyitása esetén. Itt egyszerűen el kell navigálnunk a beszúrandó fájlhoz és rákattintanunk.
Kép beszúrása esetén a helyzetünk egy kicsit bonyolultabb, hiszen itt kénytelenek vagyunk vadászni a megfelelő kép után. Ez nem mindig a legegyszerűbb, hiszen a megfelelő képek formátumai is igen sokrétűek lehetnek. A Word 2000 rengeteg formátumot ismer (többek között: BMP, WMF, PIF, PCX, JPG, GIF,  ...). Bátran bízhatunk benne, mivel szinte mindent be tud fogadni! Szerencsére a Word fejlődése során ez a menüpont nagyságrendekkel bővült. A Word 2000-ben például kisebb rajzokat (ClipArt), folyamatábrákat (Alakzatok), tetszetős rajzokat (WordArt), illetve diagramot (Diagram). Forrásként lehet fájlt, illetve scannert is használni!

15.8.g.) Objektum és Adatbázis


15.21. kép:
Egy relativisztikus képlet
15.22. kép: WordArt alkalmazása
Itt igazán tobzódnak a lehetőségek! Rengeteg apróságot ajánl fel, közte sok eddig nem tárgyaltat is. Az itt bal oldalon látható képletet például az “Egyenlet” panellal írtam alig fél perc alatt. Van itt lehetőség kép, videó- és médiaklip, diagram, munkalap, egyenlet és még sok minden szerkesztésére. Javaslom, hogy a matematikai vénával megáldottak (megvertek)
nyugodt szívvel próbálják ki az egyenletek alakítását. Én például mindig így írom a dolgozatokat matematika és fizika tantárgyakból. Grafikus ábrákat, jeleket lehet lelni a ClipArt panelban.
Az előző lapon a “WordArt” feliratot szintén az objektumok beszúrása menüponttal készítettem. Az utolsó menüpont az “Adatbázis”. Ez szintén meghaladja a jelenleg tárgyalt szintet!
15.30. feladat: Szerkesszünk egy tetszetős ábrát a WordArt segítségével saját nevünkkel!
15.31. feladat: Illusztráljunk egy cikket pár ábrával, illetve képlettel!
15.32. feladat: Csináljunk végig egy matematikai levezetést a képletek helyes beírásával. (Például a másodfokú egyenlet megoldóképletét!)

15.9.) Formátum főmenü


Csupa-csupa ismerős pár újdonsággal körítve.

15.9.a.) Betű és Bekezdés


Mindkettővel megismerkedtünk már korábban! (Betű, illetve Bekezdés)

15.9.c.) Felsorolás és számozás


Itt különböző stílusú felsorolásokat és sorszámozásokat, illetve bekezdés-előjelet lehet választani. Tapasztalatom szerint különösebben nem kell bonyolítani a lehetőségeket, mivel bőségesen elegendő az a két lehetőség, ami a "Formázás" vonalzóban van. Ezek a Számozás () és a Felsorolás ().

15.9.d.) Szegély és mintázat


Ezzel a menüponttal egy adott bekezdést lehet bekeretezni, illetve háttérmintával kiemelni. A szegélyt többféle színben és vastagságban is megadhatjuk, illetve a hozzá rendelt árnyékot is variálhatjuk aránylag tág keretek között. Az árnyékolás fülben többféle mintázatot találunk, természetesen több színben és többféle sötétítési módszerrel. A munkánkat nagyban segíti, hogy bármelyik fület választva az ablakban van egy “Minta” mező, ahol aránylag jól látható munkálatunk hatása. Ez nagyon jó és látványos kiemelési módszer, de vigyázat, mivel a dolog visszafelé is elsülhet. A túl sok kiemelés áttekinthetetlenné teszi az egész dokumentumunkat.
Érdekes szolgáltatás a "Mintázat", ahol különböző háttereket lehet alakítgatni. Munkánkban sokat segít a "minta"-mező látképe.
15.33. feladat: Egyik dokumentumunk második bekezdését keretezzük be 0,75 pt szélességű dupla vonallal vörös színben.
15.34. feladat: A következő bekezdést 3 pt szélességű szimpla vonallal keretezzük be, de ezúttal legyen árnyék is, valamint legyen 12,5 %-os kitöltöttség is valamilyen tetszetős színben is.
15.35. feladat: Csináljunk egy plakátot az EXTRÉM diszkóba, lehetőleg minden különös effektust kiaknázva! (WordArt feliratok, képek, vad színek,...)

15.9.e.) Hasábok, Tabulátorok, Iniciálé, Szövegirány és Kisbetű-Nagybetű


Hasábok: feljebb! (15.5.f. pontban!)
Tabulátorok: Ön is már biztosan észlelte, hogy a TAB billentyű megnyomására a kurzorunk párat ugrik. Ez azért van, mert a képernyő függőlegesen pár részre van osztva és a TAB billentyű segítségével egy soron belül mindig a következőre tudunk ugrani. Ez azt jelenti, hogy ha csak egyetlen üres hely kell ahhoz, hogy elérjük a következő beosztást, akkor csak annyit szúr be, de ez a legritkább eset. Sokkal gyakoribb az, hogy jóval több, mint egy üres helyet szúr be a szövegszerkesztő. Sajnos gyakori, hogy egyesek a tabulálási lehetőséget használják középre, illetve jobbra igazítás helyett is. Természetesen lehetőség nyílik arra is, hogy mi magunk állítsunk be újabb tabulálási lehetőségeket és így piszkáljunk bele a beállításokba.
Iniciálé: Ugye ismerős ez a név? A kódexek nagy, díszes kezdőbetűt hívják így. Nos, a szövegszerkesztőnk képes a kezdőbetűt kinagyítani, de a díszítés sajnos lemaradt! Kár érte!
Szövegirány: Ugye önnek is időnként szüksége van egy plakát aljáról letéphető telefonszámra, amit ferdén írtak le. Nos, ezt lehet megvalósítani a Szövegirány váltogatásával.
Kisbetű/nagybetű: Erre a menüpontra szerintem nem túl sok szükség van, mivel gyakorlatilag ugyanaz a szerepe, mint a “CAPS LOCK” billentyű. A legjobb lehetőség itt a kis- és nagybetűk váltása. Ezt kifejezetten érdemes kipróbálni!
15.36. feladat: Fedezzük fel, hogy hol és hogyan vannak beállítva gépünkön a tabulátorok!
15.37. feladat: Készítsünk egy olyan dokumentumot, amelyben legalább 4 bekezdés van és minden bekezdésben legalább 5-6 sornyi szöveg. Minden bekezdést kezdjünk iniciálékkal, váltva helyezzük el margón és süllyesztve a betűket.
15.38. feladat: Készítsünk egy olyan kéthasábos szöveget, amelyben a bal oldalon vannak iniciálék, míg a jobb oldalon nincsenek.
15.39. feladat: Készítsen egy A4-es méretű utcai plakátot, melyben egy most induló nyelviskola hirdet kezdő tanfolyamat szuahéli nyelvre!

15.9.f.) Egyéb lehetőségek


Háttér: Ha az egész szöveget szeretné valamilyen színben vagy ábrában látni, akkor itt lehet ezt megvalósítani. Háttér lehet rengeteg szín, színátmenet, illetve kép.
Téma: Ha a hátteret lusták vagyunk beállítani, akkor célszerű a "Téma" menüpontot végignézegetni, mivel itt igen értelmes és jó ötletek vannak. Nekem személy szerint leginkább a Fűzfa és a Színátmenetek témák tetszenek.
Keretek: Főleg a tartalomjegyzék manipulálására alkalmas, de a megjelenő külön vonalzó segítségével egész érdekes dolgokat lehet elkövetni!
Automatikus formázás: Ezzel az adott oldalt, bekezdést, vagy bármi hasonlót lehet előre elkészített apróságok szerint formázni, ha valakinek nincsen elég ideje ilyen apróságokkal pepecselni!
Stílus: A “Formázás” vonalzó bal szélén többnyire a “Normál” felirat látható, mint stílus. Ebben a menüpontban láthatóvá válik, hogy mennyi stílust választhatunk, ha megmutattatjuk az összes létező stílust. A dolog csak akkor érdekes, hogy ha akarjuk látni, hogy mivé is válik a megváltoztatott anyagunk.
15.40. feladat: Próbáljuk ki az automatikus sorszámozást oly’ módon, hogy egymás utáni évszámokkal jelöljük meg az újabb bekezdések elejét.
15.41. feladat: Változtassuk meg az előző feladatban kapott mindegyik bekezdés stílusát.
15.42. feladat: Szúrjunk be egy képet a szerkesztett dokumentumunkba, majd a menüpontok segítségével változtassuk meg a keretét.
15.43. feladat: Számláljuk meg, hogy hányfajta stílust kínál fel az általunk használt verzió!

15.10.) Eszközök főmenü

Itt is sok lesz az ismerős, mivel a két fontosabb vonalzón megtalálható ez-az innen.

15.10.a.) Nyelvi ellenőrzés , Nyelv és Hibás szöveg javítása


Ez ugyanaz a menü, mint amelyet a 15.5.a.) pont alatt tárgyaltunk a “Szokásos” eszköztár részeként. Egy apróságot szeretnék azért kiemelni: az “F7” billentyűvel is kérhető a helyesírás-ellenőrzés. Szerencsére a Word2000-ben a program oly' mértékben fejlődött, hogy többféle nyelvet is fel tud egy dokumentumon belül ismerni és a hibáit ki is tudja javítani! Én például angol és magyar vegyes nyelven szoktam időnként írni , mivel a számítástechnikai szakszavak egy részének nincsen magyar megfelelője. Ilyenkor az angol szövegrészt ki kell jelölnöm, majd az Eszközök\Nyelv\Nyelv megadása pontban rákattintok az angol nyelvre. Szerintem ez a fordítók ideális munkaeszköze. Ráadásul segít a helyes íráskép megtalálásában is.

Szinonimaszótár (Shift+F7):

Ez egy rendkívül hasznos és igen jó szolgáltatás, mivel egy tetszőleges (adott nyelvű) szóra ajánl hasonló értelműt, hogy azzal kicserélhessük. OK, a dolog nem minden szónál működik és nem 100 %-osan, de az ötlet igen jó.
Mindenkinek őszintén ajánlom, aki hosszabb lélegzetű cikket, vagy levelet ír. Így ugyanis könnyedén elkerülhetők a felesleges szóismétlések. Egy fontos apróság: a Word fejlettebb verzióiban mindig fejlődött a szinonimaszótár is. Ez ugyan jelentősen megnöveli a Word teljes terjedelmét, de szerintem megéri használni! Gyorskódja: SHIFT + F7.
15.44. feladat: Keressük meg a következők szinonimáit: dolog, tárgy, billentyűzet, rágcsáló.

Elválasztás:

Ez is egy igen jó szolgáltatás, de csak abban az esetben, ha valakit nem zavar, hogy egyes szavai gépelés közben el-elszakadoznak egymástól. A szolgáltatás érdekessége, hogy csak az úgynevezett elválasztási zónán belüli hosszú szavakra ajánlja fel az elválasztást. Szerencsére a Microsoft magyar szakemberei jó munkát végeztek és a magyar nyelv kacskaringós helyesírási és elválasztási szabályait különösebben nagy tévedés nélkül adoptálták magyar nyelvre. Javaslom, hogy érdemes hosszabb szövegek esetén beállítani az automatikus elválasztást és a nagybetűs szavak automatikus elválasztását is, mivel mindkettő segít abban, hogy egyetlen sorunk se legyen zsúfolva üres helyekkel, ha sorkizárt bekezdéseket írunk. A többi bekezdés-rendezési módnál véleményem szerint ez nem ilyen hangsúlyos!
Ha már megtaláltuk a hiba helyét, akkor természetesen ki is lehet javítani a "Hibás szöveg javítása" pontban.
15.45. feladat: Egy régebbi, begépelt szövegnél engedélyezzük az automatikus elválasztást és nézzük meg, hogy mennyivel változik a szöveg elhelyezkedése! A jelenség különösen a rövid soroknál igen szembetűnő...
15.46. feladat: Egy másik, régebben begépelt dokumentum esetén ne engedélyezzük az automatikus elválasztást, hanem csak a kézit. Nézzük meg, hogy most mi történik!
15.47. feladat: Ha beszélünk valamilyen szinten angolul, akkor próbáljunk meg egy levelet két nyelven egyszerre megírni oly’ módon, hogy az első hasábba magyarul, míg a másodikba angolul írjuk meg ugyanazt a levelet.

15.10.e.) Szavak száma

BALRA: 15.23. kép: Szavak száma

Ez a menüpont egyszerűen csak statisztikai mutatókat nyújt, de azokat igen pontosan. Véleményem szerint használata azoknak fontos, akik ellenőrzik, hogy eleget dolgoztak-e ma, illetve azoknak, akiket a leírt szavak száma szerint fizetnek.

15.10.f.) Kivonatoló


Ha a teljes (kissé hosszúra sikeredett) szövegnek a lényegét akarjuk megérteni, akkor eme ponttal lehet kiemelni a lényeget. Kellemesen és értelmesen lehet használni!

15.10.g.) Automatikus javítás


Ha tudjuk, hogy állandóan és notóriusan elgépelünk egyes szavakat, akkor érdemes hagyni a programot bizonyos szavakat automatikusan javítson ki. Ez a javítás sem képes a klasszikus "Gizike-Gőzeke" típusú fogalmazási hibák javítására, de az "y"-t és a "z"-t állandóan felcserélőknek hatalmas segítség!

15.10.h.) Változások követése

Ha fokozatosan javítgatunk egy szövegtesten, akkor érdemes különféle módon megjelölni a változásokat. Ekkor nagy segítség lehet eme menüpont, különben igen ritkán kell használni.
Egy esetben viszont hasznos lehet. Ügyvédi irodában társasági szerződéseknél. Itt lehet nyugodtan írni egy alapot és a mindig aktuális változtatásokat ezzel a ponttal kényelmesen lehet követni!

15.10.i.) Dokumentumok egyesítése és Dokumentumvédelem

Ha több személy egyszerre csinál egy (hosszabb lélegzetű) munkát egymás között elosztva, akkor így lehet kényelmesen egyesíteni.
Ha viszont egy törzsdokumentumban az alapszöveget szeretnénk védeni, akkor hasznos lehet a Dokumentumvédelem bekapcsolása!

15.10.j.) Online közös munka

Abban a speciális esetben, ha megfelelően gyors internet-kapcsolatunk van és együtt akarunk dolgozni egy dokumentumon, akkor javasolt eme menüpont. Itt ugyanis közösen dolgozhatunk - egyszerre. A menüpont használatához nem árt a Microsoft Netmeeting program!

15.11.) Eszközök - Körlevél

Ez a menüpont jóval több figyelmet érdemel, mint amit az eldugott helyzete mutat. Ezt a lehetőséget akkor kell kihasználni, ha több embernek/cégnek akarjuk közel ugyanazt a levelet írni. A cél a következő: Cégünknek válaszlevelet kell küldenie 13 olyan embernek, akit érdekelt az általunk forgalmazott citromízű banán, illetve a banánízű citrom. Hogyan csináljuk meg ezt?
- Vegyünk először is egy adatbázist! Ebben szerepeljen címenként a megszólítás, a személyes adatok, a levelezési cím, a termék neve és ára.
Alapértelmezésként a Word2000 ajánl mezőket, például: Megszólítás, Vezetéknév, Utónév, Beosztás, Vállalat, Város,... Gyakorlatilag a legfontosabbak. De ezt természetesen át lehet - és sokszor át is kell - szerkeszteni!
15.24. kép:Körlevél vonalzó
- Fogalmazzuk meg azt a törzsdokumentumot, melyben általánosságban leírjuk, hogy mit küldünk és kinek, de ebben a törzsdokumentumban használjuk az úgynevezett “Adatmezők beszúrása” gombot, amivel az iménti adatmezőket lehet a dokumentumunkban szerepeltetni.
- Ha elkészültünk az általános levéllel, akkor fésüljük össze az adatbázist a törzsdokumentummal és nézzük meg a végeredményt, hogy milyen lesz a 13 darab levelünk. Ha nyomtatni akarjuk a leveleket, akkor ezt rekordonként tehetjük meg. Így minden egyes ügyfelünknek személyre szóló levelet küldhetünk.
Ez így előszörre igen bonyolultnak tűnik, de higgye el, Kedves Olvasó, hogy nem olyan borzalmas. Javaslom, hogy próbálja ki!
15.48. feladat: Próbáljuk megcsinálni az előző példát!

Jogosan vetődik fel a kérdés, hogy kik használják ezt a lehetőséget?! Nos, olyan emberek, illetve cégek, akiknek sok, hasonló tartalmú levelet kell egyszerre elküldeniük, de azt szeretnék, hogy a címzettbe ne a fénymásoláskor megszokott “Tisztelt Cím!” kerüljön, hanem az illető címzett tényleges neve és megszólítása. Ha nem a fénymásolást választjuk, akkor még arra is van lehetőség, hogy egyes címekre csak azon információkat küldjük el, amelyek azon cím számára érdekesek. További lehetőség, hogy csak egyes címeknek beszúrjunk speciális információkat, amik csak azt a címet érdeklik. Ezt értelemszerűen az összefésült dokumentumban kell megtenni. Érdekes az a fentebb megjelenített vonalzó is, amely a körlevél szerkesztésekor ugrik elő, mivel itt igen hasznos gombokat találunk.
Az gomb természetesen egy adatmezőt szúr be, például nevet, címet, vagy valami hasonlót. Egy apróság, ami fontos lehet az adatbázis szerkesztésekor! Nem kell teljesen elölről kezdeni mindent, mivel egy eleve kész adatbázissal kezdünk, amiben a legfontosabb adatok szerepelnek. A egy érdekes gomb, mivel itt választási és feltételes parancsokat is találunk. Ezt az első pár körlevélnél nem ajánlom! A következő gomb a néha nehezen áttekinthető adatmezők nevei helyett a konkrét adatokat írja be. Hogy melyiket, azt a következő 5 gomb szabályozza.
Először is tisztázzunk egy fogalmat: “rekord” az egyes összetartozó adatok szabályozott sorrendje, például az egyes címzettekhez tartozó adatsor! Az 5 gombbal az egyes rekordok között ugrálhatunk előre-hátra. A soron következő ikon a “Körlevél segítő” menüt hozza vissza.
A következő négy ikon a körlevelet ellenőrzi , az összefésült formát dokumentumba viszi vagy nyomtatóra , illetve segít ezt-azt beállítani . Az utolsó két ikonnal egy szó alapján lehet megkeresni egy rekordot , illetve az adatforrást lehet szerkeszteni.
Most lássunk egy rövidebb és egy hosszabb feladatot!
15.49. feladat: Az előző feladatot bonyolítsuk annyival, hogy a megszólitásben szerepeljen a nemre utalás (Uram/Asszonyom)! Javaslat: ehhez szükség lehet egy újabb mezőre, melyben utalunk az illető nemére!

15.50. feladat: Készítsünk egy körlevelet az alábbi adatforrásból:
Név Kovács Gedeon Tar Amál Abay Ferenc
Titulus Igazgató Titkárnő vállalkozó
Város Székesfehérvár Székesfehérvár Budapest
Lakcím Budai út 222. Picike tér 127. Imre herceg tér 5.
Irányítószám 8000 8000 1111
Árunév Holland pipa francia harisnya kézi puffogtató
Darabszám 1 25 2
Nettó 3000 Ft 400 Ft 12000 Ft
Bruttó 3750 Ft 500 Ft 15000 Ft
Itt van a mintalevél, amit be kell gépelni (külső keret nélkül):


Címzett: Kovács Gedeon igazgató Székesfehérvár Budai út 444. 8000

Tisztelt Kovács Gedeon igazgató!


Ezúton értesítem, hogy a mai napon sikerült beszereznünk az Ön által rendelt “holland pipa” fantázianevű árut 1 darabban. A nettó ár: 3000 Ft, melyből a 25% ÁFA miatti bruttó ár: 3750 Ft. Kérjük, hogy ha érdekli az áru, akkor szíveskedjék sürgősen felhívni a 06-90/123-456 telefonszámot és megbeszélni a részleteket.

Budapest, 2001. 04. 30.


Köszönettel:

Battonyai Béla helyettes mindenes

Battonyai és Fia Kft.


Kérem, ne felejtse el, hogy a konkrét cím és adatok helyett csak az adatbázismezőt kell behívni, de azt pontosan. Ha végzett, akkor nyomtassa is ki az összefésült dokumentumot!

15.12.) További részek az “Eszközök” főmenüben

15.12.a.) Boríték és címke


Itt persze borítékot tudunk nyomtatni a postai szabvány szerint. Érdemes kihasználni, de csak akkor, ha a nyomtatónk támogatja az általunk használt boríték-, illetve címkeformátumot. Ez sajnos a régebbi nyomtatóknál egyáltalán nem biztos!

15.12.b.) LevélVarázsló

Ez természetesen segít egy levél értelmes megfogalmazásában. Hasznos lehet, ha hivatali blikkfanyelven kell megszerkesztenünk pár levelet!

15.12.c.) Makró

Vallja be, tisztelt Olvasó, hogy időnként elege van abból, hogy rutinszerűen megismétel sok műveletet mindig ugyanabban a sorrendben. Nincs kedve a sokszori ismétlés helyett mindössze egyszer megcsinálni ezt a műveletet (mialatt felveszi a teljes műveletsort, mint egy magnetofonon), az utolsó művelet után gondosan le is zárni a felvételt. Legközelebb pedig egyszerűen lejátszani a felvételt?! Ugye, hogy milyen jó is lenne! Nos, éppen ezt teszi a makró. Egy műveletsort lehet vele rögzíteni, majd tetszőleges sokszor lejátszani.
Pár billentyű lenyomásánál még nem érdemes makróval szórakozni, de ha már 15-20 kattintás felett kell valamit unos-untalan ismételnünk, akkor már megéri felvenni és valami megjegyezhető néven elmenteni.
A Word2000-et és egyéb Microsoft Office programokat is egész jól lehet programozni a beépített (és immár az Office mellé járó) Visual Basic programnyelven. Ez gyakorlatilag egy teljesen önálló programozási nyelv. Érdemes vele foglalkozni már csak azért is, mert az Internet egyik kedvelt nyelve a Java mellett.
15.51. feladat: Hat dokumentum megnyitására csináljunk egy makrót NYITHAT néven.
15.52. feladat: Írjon egy makrót, mellyel egy kijelölt szövegrészletet állít át 14-es méretre, félkövéren, dőlt és aláhúzott betűkkel.

15.12.d.) Sablonok és Bővítmények, Testreszabás, illetve Beállítások

Ezzel a Word finomhangolását lehet elvégezni, ha ezt szükségesnek tartjuk. A “Testreszabás” menüben az egyes eszköztárakat és menüket tudjuk átvariálni, de javaslom, hogy ezzel igen csínján bánjunk.
A “Beállítások” menüpontban lehetőség nyílik többek között a helyesírás, a felhasználói adatok, a mentés, a kompatibilitás, a szerkesztés, a nyomtatás és még sok egyéb finomhangolására. Fontos, hogy egy OK-val szálljunk ki a procedúra végén. Sajnos a tapasztalat mondatja, hogy a hangolási “kutyulmányolás” előtt nem árt a NORMAL.DOT file biztonságos helyre mentése.
Egy fontos apróság! A Word 2000-ben megjelentek az úgynevezett alkalmazkodó-öntanuló menük, melyek felmérik a felhasználó által gyakrabban használt menüpontokat és csak azokat teszik ki a menübe. Persze némi várakozás után az egész menü megnyílik, de azért ez mégsem jó ötlet. A szolgáltatás kikapcsolható az Eszközök\Testreszabás ablak Beállítások fülénél, ahol az "Először csak a legutóbb használt parancsok megjelenítése" kapcsolót kell kiiktatni. Így minden menü állandó lesz és stabil!

15.53. feladat: Állítsuk be, hogy a “Fájl” menüben legutóbbi 6 file neve szerepeljen.
15.54. feladat: Állítsuk be, hogy a gépünk csak 15 percenként mentsen automatikusan.
15.55. feladat: Állítsuk be, hogy a kiemelő színünk cián legyen.
15.56. feladat: Ellenőrizzük le, hogy a “Felhasználó” fül alatt tényleg a saját nevünk, monogrammunk és címünk található-e és ha nem így van, akkor javítsuk ki a hibát.
15.57. feladat: Állítsuk be, hogy gépünk adjon hibát minden helyesírási hibánál!

15.13.) Táblázat főmenü

15.13.a.) Általános táblázati eszközök
A 15.5.e pontban már szó volt a táblázat beszúrásáról, hiszen ilyen ikon szerepel a “Szokásos” eszköztáron is, de most nézzük ezt egy kicsit részletesebben! A művelet ott kezdődik, hogy be kell szúrnunk egy táblázatot, mivel csak akkor lesz aktív a főmenü nagyobbik része. Ha ez sikerült, akkor már léphetünk tovább. Sok múlik azon, hogy mit is akarunk. Ugyanis ez nem egy statikus menü, mivel ha egy oszlopot jelölünk ki, akkor oszlopo(ka)t tudunk beszúrni, illetve törölni, de hasonló a helyzet akkor is, ha sor(oka)t jelölünk ki. Ha egyes cellákkal elégedetlenek vagyunk, akkor tudunk cellákat törölni, szélesíteni, egyesíteni, illetve felosztani.
15.58. feladat: Csináljunk egy pontosan olyan táblázatot, mint az alábbi mintában szerepel:
1. oszlop 1. 2. oszlop 1. bal 2. oszlop 1. jobb
1. oszlop 2. 2. oszlop 2.
15.59. feladat: Hozzunk létre egy 5x5-ös táblázatot, töltsük fel egyszerű lottószámokkal, majd töröljük ki a negyedik oszlopot, végül a második sort.

15.13.b.) Táblázati kijelölések

Több különböző menüpontunk is van, de ezúttal nem nézzük végig minden egyesével, mivel sokkal célszerűbb egy táblázatot a direkt erre kitalált Excel táblázatkezelő segítségével elkészíteni!
Egyik pont az éppen aktuális sor kijelölésére, egy az oszlopéra, egy pedig az egész táblázatéra. Ez nagyon szép és jó, csak szerintem ez az a helyzet, ahol egyszerűbb az egérrel történő kijelölés, mint a menüvel. Ugyanis, ha egérrel jelölünk ki egy sort vagy oszlopot a táblázat szélénél, akkor nem csak azt az egyetlen egyet tudjuk “befeketíteni”, hanem az egérkurzor nyomva tartásával tetszőleges mennyiségűt. Szerencsére a Word az utolsó (97-es) verzió óta jelentősen javult és sokkal jobban a kijelölési-javítási lehetőségek.
Jó trükk az is, hogy az egész táblázatot is ki tudjuk jelölni a bal oldali “ALT” billentyűvel és a numerikus 5-ös lenyomásával, de csak akkor, ha a numerikus billentyűzet nem aktív. Egy apróság, ami fontos lehet! Csak szomszédos oszlopokat, illetve sorokat lehet kijelölni, például nem lehet csak minden páratlan sorszámút megjelölni.
15.60. feladat: Hozzunk létre menük segítségével egy 7 oszlopból és 6 sorból álló táblázatot és töltsük fel valamivel, például az utolsó hatoslottó nyertes számaival. Emeljük ki minden páros sorszámú sort félkövér betűkkel.
15.61. feladat: Az előző táblázathoz tegyünk sötétkék árnyékot és 5 %-os telítettséggel sárga hátteret.
15.62. feladat: Az előző táblázatból töröljük ki a 4. oszlopot.
15.63. feladat: Az előző táblázat 3. oszlopának 3. Sorába szerkesszünk bele egy kicsi képet, például egy négylevelű lóherével.
15.64. feladat: WordArt objektumok beszúrásával és a táblázat főmenü használatával tervezzünk egy tetszetős sorsjegyet, egyenlőre fekvő “A4”-es formátumban.

15.13.c.) Automatikus formázás

Ez is egy érdekes funkció és ráadásul nagyon hasznos is, mert több tucat mintapéldát nyújt egyes táblázatok tetszetős formátumba öntéséhez. Tudom, hogy ez nem mindenkinek egyezik meg a szívéhez legközelebb álló táblázat-formátummal, de nem szabad elfelejteni, hogy bármit lehet változtatni!
15.65. feladat: Hozzuk létre az alábbi táblázatot minél pontosabban!
1997. év Angol Amerikai Német Olasz
Tavasz 120 70 1475 120
Nyár 130 15 1222 250
Ősz 200 12 2512 110
Tél 350 20 720 8
15.66. feladat: Az előző táblázatból takarítsuk ki az összes színt és minden betűformátumot hozzunk alaphelyzetbe!

15.13.d.) Cellamagasság és -szélesség, Címsorok

Itt értelemszerűen az egyes cellák, oszlopok, sorok magasságát és szélességét lehet változtatni elég jó pontossággal, de ha megelégszünk a szemmértékkel is, akkor érdemesebb a cellák közötti kis vonalat húzkodni, mivel szerintem azzal gyorsabb a méretváltoztatás, mint a menükbe belegabalyodva. Próbáljuk ki azt is, hogy ha nem egyes oszlopokat, illetve sorokat jelölünk ki, csak egy-egy cellát, akkor mi történik. Ugyanis ilyenkor csak azon cellát szélesítjük, illetve szűkítjük, amelyiket előzőleg kijelöltünk. Érdemes kipróbálni azt a lehetőséget is, hogy egyes objektumok kijelölése után az egér jobb gombját megnyomva milyen menüt kapunk. Itt vannak ugyanis a leggyakrabban használt táblázati műveletek összefoglalva. Szerintem ez a szolgáltatás igen hasznos a Word-ön belül. A “Címsorok” menüvel természetesen a táblázat bal oldali, illetve legfelső sorára vonatkozóan lehet ezt-azt állítgatni.
15.67. feladat: Az előző táblázatot alakítsuk át olyan módon, hogy az amerikai tavasz celláját kb. felére szűkítsük, majd a német tél celláját kicsit szélesítsük meg.
15.68. feladat: Készítsünk egy 4x4-es táblázatot, ahol az 1. oszlop 1 cm széles, a 2. 2 széles,...
15.69. feladat: Szedjük rendbe a fontosabb személyi adatainkat és egy tetszetős táblázati formátumban jelenítsük is meg.

15.13.e.) Konvertálás: Táblázat szöveggé


Időnként előfordul, hogy a legnagyobb igyekezetünk ellenére is túl sok lesz a táblázati sor, vagy oszlop, esetenként szöveggel feltöltve. Saját tapasztalatomból tudom, hogy ez elég bosszantó tud lenni. Ilyenkor szükség lehet eme menüpontra, ami az átalakítást elvégzi, bár néhány aprólékoskodó kérdést azért feltesz, de erre majdnem mindig elegendő egy “ENTER” billentyűvel válaszolni.
Ugyanezt a konvertálást megpróbálhatjuk fordítva is, ahol szövegből csinálhatunk táblázatot, de ebben a módszerben nem szabad túlságosan reménykedni, mivel tapasztalatom szerint az eredmény - finoman szólva - nem mindig tökéletes.

15.13.f.) Sorba rendezés

Ugye már önnel is előfordult, hogy névsort, vagy valami hasonlóan “érdekes” dolgot kellett csinálnia. Murphy törvénye (Arthur Bloch) alapján a névsor végleges változatának leírása után jövünk csak rá, hogy már a legeslegelején valakit kihagytunk és írhatjuk az egészet újra. Nos, ilyen esetekre kiváló a “Sorba rendezés” menüpont, ami az egyes bekezdéseket rakja ABC-sorrendbe. Azt azért egy pillanatra sem szabad elfelejteni, hogy ezt a sorbaszedést az alapvetően angol nyelvű ASCII kódtábla alapján végzi a gép, így a magyar ékezetes betűkkel gond lehet.

15.13.g.) Képlet, Rácsvonalak elrejtése

Eme menüpontok elég ritkán használtak. A “Képlet” menüpont jelentősége leginkább az Excel táblázatkezelő tárgyalása közben fog megvilágosodni. A “Rácsvonalak elrejtése” menüpontot kijelölve a rácsozatot takaríthatjuk ki a táblázatból, ha eddig még nem tettük volna meg.

15.14.) Ablak és Súgó főmenük, Ismétlő feladatok

Az “Új ablak” menüpontban az éppen szerkesztett dokumentumból nyithatunk meg még egy példányt, ha éppen ezt akarjuk. Ez akkor lehet fontos, hogy ha egyszerre akarjuk látni vagy szerkeszteni egy dokumentum két különböző részét. Az “Elrendezés” menüpont az éppen megnyitott dokumentumokat rendezi be egyenlő arányban a képernyőre. Előnye, hogy több mindent láthatunk. Hátránya, hogy kettőnél több nyitott fájl esetén elég nehéz a munkát így folytatni. Az egyenlő arányú felosztást a “Felosztás” menüpontban ronthatjuk el valami értelmesebbre. Egy apróság: A nyitott fájl normál Windows ablakként viselkedik, így tudjuk méretét növelni, csökkenteni, illetve minimalizálni.
Egy elválasztó vonal után az éppen nyitva lévő fájlok felsorolását láthatjuk. Ezek között természetesen a fájl kiválasztásával választhatunk. Nagy segítséget jelent a gyors-kódok megléte. A fájlok kiválasztásánál ez egyszerűen a főmenüpontra való kattintás vagy ugrás után egy számjegy megnyomását jelenti.
A “Súgó” főmenü semmi újdonságot nem tartalmaz, hacsak azt nem vesszük újnak, hogy az eddig látott programoknál sokkal bőbeszédűbb és sokkal tartalmasabb segítséget kaphatunk.

15.14.a.) Ismétlő feladatok


15.70. feladat: Vegyünk elő egy matematikai képletgyűjteményt, vagy egy APEH-forma-nyomtatványt és minél pontosabban írjuk be.
15.71. feladat: Csináljunk egy táblázatot, melynek első sorában egy, második sorában kettő, harmadikban három,... cella van.
15.72. feladat: Írjunk egy olyan fájlt, melyben csaknem minden szóban ejtünk egy-két helyesírási hibát és nézzük meg, hogyan boldogul velük a helyesírás-ellenőrző.
15.73. feladat: Egy másik fájlba írjuk be a teljes magyar “ABC”-t és legalább 10-féle betűtípussal egymás alá írjuk be őket.
15.74. feladat: Az előző fájlt első sorát szerkesszük át olyan módon, hogy minden betűt más méretben, vagy döntötten, vagy félkövéren, vagy aláhízva, vagy más színnel írjunk.
15.75. feladat: Csináljunk egy táblázatot, melyben ismerőseink neveit, valamint telefonszámait soroljuk fel és a belsejét pirosítsuk be, míg a külső vonalakat duplán húzzuk meg feketére.
15.76. feladat: Az előző táblázat első sora elé szúrjunk be egy sort, melybe hozzunk be egy képet.
15.77. feladat: Csináljon egy fájlt, melyben a Word2000 fontosabb gyorskódjait írja le. Ne feledje el, hogy a SHIFT és a nyilak lenyomásával kijelölhet szöveget, valamint azt, hogy a CRTL nyomva tartása sokat segíthet a kijelölt szövegrész másolásában.

15.15.) Mi várható még?


A fejlődés gyakorlatilag megállíthatatlan. Most, 2003 májusban nem lehet pontosan azt sem tudni, hogy mikor lesz újabb Office. Várhatólag 2004 vége felé dobják piacra a 11-es verziót, remélhetőleg még többet tud majd.
Azt még kevésbé lehet tudni, hogy mit is fog tartalmazni. Az azért sejthető, hogy előbb-utóbb a Microsoft is beleszövi a valódi multimédiás lehetőségeket a Word egy későbbi verziójába és végre lehetővé teszi az élőbeszéd felismerését, így hamarosan megszabadulhatunk a késő éjszakákig tartó gépelgetés nyűgétől. Azért ez mégis könnyebb lesz annak, aki hozzám hasonlóan nem tud vakon gépelni. A híresztelések szerint a beszédfelismerést sajnos csak az angol/amerikai verzió fogja tudni. A félreértési hibák ettől persze még megmaradnak...
Jelenleg is vannak ilyen programok, például a Philips FreeSpeech nevű igen jól sikerült próbálkozása, de ezek az angolon kívül csak pár fontosabb nyelvet tudnak most még! Szerencsére a számítástechnikai hírek szerint a Microsoft is vett egy beszédfelismeréssel foglalkozó céget, így sejthető a fejlődés iránya! Én magam is részt vettem egy magyar beszédfelismerést segítő felmérésben és remélem, hogy minél gyorsabban be kell szereznem egy megfelelő minőségű mikrofont is!
Ezen túl pedig a Word további burjánzása és terebélyesedése várható. A mérete így is szinte kezelhetetlen. Vannak alternatívák, melyek közül szeretném kiemelni a Corel megoldását. Kár, hogy nem igazán terjedt el!
Másik lehetőség a Sun által felvásárolt StarOffice, ami magánhasználatra letöltve teljesen ingyenes és a komolyabb magazinok rendszeren közlik az aktuális verzióit. Kár, hogy egyenlőre még nem tud nemzeti nyelveken beszélni! Használni viszont kiválóan lehet és meglepően kicsi a mérete (pár MByte).

Felhasznált irodalom: