Tamás Ferenc: A táblázatkezelés alapjai – 1. rész

Manapság a számítógépes munkát nem lehet elképzelni szövegszerkesztő, táblázatkezelő és prezentáció-készítő használata nélkül. A legtöbb irodai munkahelyen e három program alapvető ismerete nélkül nem lehet boldogulni. E cikkben szeretném bevezetni az érdeklődőket a táblázatkezelés alapjaiba. Az általam használt program a Microsoft Excel 2013-as változata, de ezek alapján elég jól meg lehet érteni az egyéb verziókat, illetve az alternatív megoldásokat is, pl.: LibreOffice Calc.

A cikksorozat első részében az alapvető kezelési technikákat mutatom be igen egyszerű példa alapján. A további részekben már jön a részletesebb bemutatása a programnak. A cikkben szereplő képek a saját tulajdonomban lévő gépről valók, így azokra külön-külön nem írtam forrást.

Nos, a program elindítás után a következő kép fogad:

Excel 001

Itt a jobb felső sarokban kitakartam a felhasználó nevét, nehogy zavaró legyen. A kezdőképen válasszuk ki az „Üres munkafüzet” ikonját, így azonnal beugrik a tulajdonképpeni munkafelület.

 

Excel 002

Némileg feliratoztam ezt az ablakot, hogy az alapvető fogalmakat tisztábban lehessen látni. Tehát a munkafelület legfelül a megszokott ablak nevével kezdődik (Munkafüzet 1 – Excel), majd alatta jön a menüsor. Utána következik az egyik eszköztár (itt éppen az alapértelmezett kezdőlap eszköztára látható). A tulajdonképpeni munkafelület felett a névmező és a szerkesztőléc található. A munkafelület a betűvel jelzett oszlopokból és a számmal jelzett sorokból áll. Ezek jelzik a munkalap elemeit. Ezen téglalap alakú elemeket celláknak hívjuk. Mindig lehet látni egy kis fekete téglalapot valamelyik cellán (a képen éppen a bal felsőn), de ezt el lehet mozgatni a megadott koordináta-rendszerben. A fenti képen kicsit jobbra és pár sorral lejjebb egy másik cellát jelöltem ki piros téglalappal. A cellák egyértelmű elnevezése miatt mindig az adott cella két koordinátáját mondjuk egymás után: előbb az oszlopot, majd a betűt. Így a bal felső cella helyes neve: A1-es, míg az általam kipirosított celláé: F8-as.

Ebben a verzióban a munkalap cellái alatt látható bal oldalt a munkalap azonosítója (itt: Munka1), mag jobb oldalt a nagyítás mértéke (itt: 100%). Mindkét érték alapértelmezett.

 

Mozgás a cellák között és adatbevitel

A mozgás igen egyszerű a cellák között, mivel simán a nyíl-billentyűkkel lehet mozogni balra-jobbra-fel-le. Ha kicsit többet szeretnénk mozogni, akkor jöhet a Page Up (egy lapot fel), illetve a Page Down (egy lapot le). Arra érdemes figyelni, hogy az aktuális cellát mindig tartsuk szem előtt.

Az adatbevitel is igen egyszerű, de mindig csak az aktuális cellába lehetséges! Ha a fénymutató (ez jelöli az aktuális cellát) által kijelölt cellába szeretnénk tartalmat írni, akkor simán el lehet kezdeni, de ha máshová szeretnénk tartalmat írni, akkor előbb oda kell menni vagy a nyíl-billentyűkkel vagy egy egér-kattintással a megfelelő cellán.

Cella adata sok minden lehet. Például:

-          sima egész szám

-          valós szám (pl.: tizedes tört)

-          szöveg

-          képlet (egy másik cellára vagy tartományra hivatkozás – később részletesen!)

 

Most próbáljunk meg pár nevet egymás alá bevinni a cellákba olyan módon, hogy a vezetéknév az A oszlopba kerüljön, a keresztnév a B oszlopba, végül egy szám kerüljön a C oszlopba!

Persze az Excelben is lehetőség van a máshol már megszokott formázásra. Ennek legalapvetőbb módja a betűformázás. Ezt a Kezdőlap eszköztár bal oldalán találja meg „Betűtípus” néven. Íme a konkrét betűformázási részleg: (a képernyő nagyobbik részét eltüntettem)

Excel 003

Alapvetően a kép jobb alsó részén levő kis ablak csak akkor látható, ha az egér a betűformázási eszköztár felett van. A fenti eszköztárban csak a leggyakoribb formázási lehetőségek vannak, de ha a piros nyíllal megjelölt kis ikonra kattintunk, akkor előjön a teljes, máshol nagyon is megszokott eszköztár.

Excel 004

Itt a szokásos manipulációk hajthatók végre: a betűtípus cseréje, azon belül a stílus váltása (félkövér, dőlt), a méret igazítása, valamint az aláhúzás és a szín változtatása. Ezen felül lehetőség van a legtöbb betűtípusnál az áthúzásra, az alsó és felső indexek használatára.

Alapvetően a fenti igazítási lehetőségek egy cellára érvényesek, de később majd ezen is tudunk változtatni.

Most térünk vissza az előző szövegbeviteli feladatra! Mintaképpen bevittem néhány véletlenszerű adatot:

Excel 005

Itt látható, hogy a vezetékneveket az A oszlop tartalmazza, a keresztneveket a B oszlop, míg mindenkihez hozzárendeltem egy-egy számot, melyet a C oszlop tartalmaz. A fénymutató az aktuális cellán áll, ami jelenleg a B6-os, amint az a Névmezőben is látható. Vegyük észre továbbá azt is, hogy ha valami tartalmat viszünk be egy mezőbe, akkor menet közben a bevitt tartalom a szerkesztőlécben is megjelenik.

 


Alapvető műveletek cellákkal

Nos, ezek igen szép számok, de szeretnénk valamit kezdeni is velük. Például, ha szeretnénk összeadni, akkor az több módon is lehetséges. Legegyszerűbben egy új cellába beírhatjuk, hogy a C1-től C5-is terjedő cellák összegét szeretnénk látni ott.

Excel szum

Tehát a képen látható módon egy új helyen (pl.: C7-ben) írjuk be a következőt: +SZUM(c1:c5)

Ha a képlet bevitelét befejeztük és ütöttünk egy entert, akkor megjelenik a helyes összeg: a 15.

Excel szum függvény

A képen is látható, hogy a C7-es cellában megjelenik az összeg, de a cella valódi tartalma (tehát az összegző képlet) csak a szerkesztőlécen lesz látható.

Most a C8-as mezőbe hozzuk be a fenti számok átlagát! A legegyszerűbben ezt úgy tehetjük meg, hogy a megszokott módon rálépünk a C8-as cellára, majd elkezdjük beírni: +ÁTLAG(c1:c5). De másik lehetőség is nyílik a függvény beírása után a cellák begépelgetése helyett, mivel egérrel is kijelölhetjük a megfelelő koordinátákat.

Excel átlag

Ez eddig nem túl sokban mutat túl a megszokott Word táblázatokon, de ha átváltoztatjuk valamelyik cella tartalmát, akkor a számított eredmények is azonnal módosulnak. Tehát a C5-ös cellában az 1-est módosítsuk 2-essé. A módosítás megtétele után amint az jóváhagytuk (pl.: elléptünk a celláról) azonnal módosulnak a C7-es és C8-as cellák tartalmai.

Excel 009

Ismétlésként most a 2. sort tegyük félkövérré és döntötté. Ezt megtehetjük cellánkénti módosítgatással is, de sokkal egyszerűbb, ha az egész területet kijelöljük és egyszerre hajtjuk végre az átváltoztatást. Tehát álljunk a fénymutatóval a B2-es cellára majd a Shift billentyű nyomva tartásával lépkedjünk jobbra C3-is. Így ki tudjuk jelölni a kívánt területet.

Excel kijelölés

Most már az egész területre használhatjuk a fent megismert félkövér és dőlt ikonokat. Íme az eredmény:

Excel félkövér, dőlt

Más a helyzet, ha egy egész sor szeretnénk kijelölni. Ilyenkor a bal oldalon lévő (a sor számát mutató) ikonra kattintva tehetjük meg ugyanezt.

Excel sor kijelölése

Most csináljunk valami hasonlót a C oszlopban lévő számokkal. Nevezetesen: jelöljük ki az egész oszlopot (C betűre kattintással), majd a megszokott ikon segítségével igazítsuk középre az oszlop tartalmát. Íme:

Excel cella középre igazítása


Egy kis statisztikai feladat

Ebben a részben az előző feladatban felvitt adatokat egészítsük ki úgy, hogy az öt képzeletbeli ember érettségi eredményeit adják ki. Első lépésben nézzük meg a megfelelő kijelölést. Időnként szükség lehet arra is, hogy az egész munkalapot ki tudjuk jelölni. Ezt a sorok feletti kis téglalapra kattintással tehetjük meg.

Excel egész kijelölés

Ilyenkor lehet átállítani többek között a betűméretet vagy a betűtípust. Most nekünk nem ez kell, hanem egy üres sort kellene beszúrni a legfelső sor fölé. Így jelöljük ki a legfelső sort, majd kattintsunk a Beszúrásban lévő Cellák beszúrása ikonra.

Excel cella formázása

Így egy üres sort kapunk a legfelső, eddig 1-esként ismert sor felett.

Excel új sor beszúrása

Vegyük észre, hogy ezzel az eddigi sorok sorszáma is megváltozik, mivel immáron létezik egy (most még üres) új 1-es sor. Most töltsük ki a felső sort a táblázat fejlécével.

Excel 017

A fejléc felvitele után láthatjuk, hogy sajnos nem minden oszlop elég széles. Ezen feltétlenül változtatni kell. Ennek egyszerű, kézi módszere, ha a két oszlop betűjele között benyomjuk az egér bal gombját és nyomva tartjuk mindaddig, amíg oldalra vitellel megfelelő széles oszlopot nem hozunk létre.

Excel oszlop méretezése

Az oszlopok megfelelő szélességű rendezésének másik lehetséges módja az egész munkalap kijelölése után egy dupla kattintás két oszlopot jelző betű között. Ilyen esetben ugyanis minden egyes oszlop a neki megfelelő szélességűre szűkül össze. Amúgy ez a dupla kattintás az oszlopok esetén darabonként is működik. Tehát most a következő munkalapot látjuk:

Excel méretezés

Következő lépésben szeretném, ha nem csupán a magyar átlaga lenne meg, hanem az összes tantárgyé. A kézi, lassú módszer, hogy az átlagnál alkalmazott képletet egyesével beírogatjuk a többi tantárgy megfelelő helyére. De sokkal gyorsabb és kényelmesebb, ha kijelöljük a C9-es cellát és a máshol már jól megszokott módon rákattintunk a másolás gombra (vagy CTRL+Insert), utána kijelöljük a D9:H9-es területet (egérrel vagy a Shift+nyilak kombinációjával) és jöhet a beillesztés (vagy Shift+Insert).

Excel képlet másolása

Így a már kész képlet másolódik olyan módon, hogy az oszlopokat sem kell átírni, mivel ezt az alkalmazás helyettünk automatikusan megteszi – egyszerűbben fogva a képlet azonnal működni fog! Ez annyira működik, hogy a H9-es cellába is másoltuk a képletet, bár itt még nincsen mit átlagolni, mivel nincsenek felette személyi átlagok.

Excel 021

A személyi átlag képletet először is hozzuk létre a H2-es cellában. Valamelyik fent megismert módszerrel írjuk be a következő képletet: +ÁTLAG(C2:G2)

Excel átlag számítása

Ha már létezik egy működő példa, akkor már lehet a képletet lefelé másolni. Így a következő képernyőképet kapjuk:

Excel 023

Most szeretnénk valami egységes formátumot adni a meglehetősen vegyes kinézetű átlagoknak. Tehát jelöljük ki a H2:H9-es területet, majd kattintsunk az egér jobb gombjára. A felugró menüből válasszuk ki a Cellaformázás lehetőségét.

Excel formázás

Így már megkapjuk a szám formázására szolgáló ablakot. Célszerű két tizedes jegyre állítani a kiírást.

Excel szám formázása

Ha ezt a műveletet megismételjük a tantárgyi átlagokra (C9:G9-es tartomány), akkor már majdnem készen is vagyunk!

Excel 026

Kicsit szeretném kiszínesíteni a táblázatot, mivel jó lenne jelezni, hogy kinek sikerült az érettségije és kinek nem. (Elmélet: csak akkor sikeres az érettségi, ha a jelöltnek minden tárgyból sikerült legalább a 2-es osztályzatot elérnie.) A kijelzésnek számos módja van. A legegyszerűbb módszer, ha az I oszlopba kiszámoltatjuk a jelölt leggyengébb osztályzatát. Képlet: +MIN(C2:G2)

Excel minimum

Ezt persze másolni kell lefelé a megszokott módon. Utána a J oszlopba egy feltételes függvényt írunk be. A J2-be beírandó képlet a következő: +HA(J2>1;”igen”;”nem”).

Lényege: ha a J2-es cella tartalma nagyobb, mint 1, akkor írja ki az „igen” szót, különben a ”nem”-et.

Excel HA függvény

Ezt is másoljuk a megszokott módon lefelé!

Excel feltételes függvény másolása

Most jöhet a színesítés – amivel elég látványossá tehetjük a munkánkat! A J2:J6-os területet kijelölve a Kezdőlap eszköztár Feltételes formázás ikonjára bökve a kövessük a képen látható kattintási sorozatot:

Excel cella színezése

Itt már beállíthatjuk a formázási szabályokat. Ezek csak látszólag bonyolultak, bár a régebbi verziókban kicsit el voltak dugva! Szóval, a következő ablakot kell beállítani a legördülő menük segítségével:

Excel 031

Így a sikertelen vizsga esetén már pirossal íródik ki a „nem” szó, de ha szeretnénk az „igen” szót zölddel kiíratni, akkor ugyanezen területen kell újra formáznunk. Íme a képernyőkép:

Excel cella formázása színekkel

Eredményül a következőt kaphatjuk meg:

Excel 033

 

A folytatásért kattintson IDE!

 

© TFeri.hu, 2015. febr.